Word – Tabellenformatvorlagen (1)

Es hat jetzt eine Weile gedauert, bis ich meinen Vortrag von den Trainertagen über Tabellenformatvorlagen durchgearbeitet und “blogreif” gemacht habe. Es gibt auch bereits im Word-Lexikon Einträge dazu, die mehr in die Tiefe gehen: Tabellenformatvorlagen im Lexikon.

Also – Tabellenformatvorlagen. Dietmar Gieringer und ich habe Excel, Word und PowerPoint vorgestellt. Ich berichte heute über Word, weil das im Vortrag doch zu kurz kam (gell, Dietmar?). Achtung! Um mein Vorgehen nachvollziehen zu können, erstellen Sie sich eine leere Normal.dotm wie hier am Ende unter “Kann man das mal ausprobieren?” beschrieben.

Im ersten Teil geht es um die Idealvorstellung, die hinter der zugegebenermaßen komplizierten Konstruktion von Standardwerten, Formatvorlage Standard und Tabellenformatvorlagen steht.

Zuerst ein  Rückblick auf die grundlegenden Einstellungen der Formate für ein Dokument. Bis Word 2003 hatten wir nur eine Stelle für die grundlegenden Formate – die Formatvorlage “Standard”. In ihr wurden alles eingestellt – Schriftart und -größe, Absatz- und Zeilenabstände und so fort.

Mit Word 2007 hat sich das geändert. Jetzt gibt es zwei Orte, an denen wir grundlegende Einstellungen machen:

  1. Die Standardwerte: Sie werden eingestellt unter
    Start | Formatvorlagen | Formatvorlagen anzeigen | Formatvorlagen verwalten |
    Standardwerte festlegen

    Die Standardwerte sind führend, sie bilden die Basis der Formatvorlage Standard.

    Werte sind üblicherweise:
    Links/Rechts 0 cm, ohne Sondereinzug,
    Ausrichtung links, Abstand davor 0 pt
    Abstand danach 10 pt, Zeilenabstand mehrfach 1,15 ze

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  1. Die Formatvorlage Standard:
    Sie wird nach wie vor geändert unter
    Start | Formatvorlagen | Formatvorlagen anzeigen | Standard

    Angezeigt werden hier die gleichen Werte wie in den Standardwerten. Sie ist ein Spiegel der Standardwerte

    Die Formatvorlage Standard ist den Standardwerten nachgeordnet, sie soll das aufnehmen, was in den Standardwerten nicht eingestellt werden kann oder soll.

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Betrachten wir eine Dokumentvorlage, in der noch nichts verändert wurde. Hier sind die Werte in den Standardwerten und in der Formatvorlage Standard also identisch.
Wie werden Textabsätze dargestellt? Im Fließtext hat jeder Absatz mit der Formatvorlage Standard einen Abstand danach von 10 pt. Das sind die Standardwerte in  Reinform.
Anders sieht es in einer Tabelle aus. Unten sehen Sie Fließtext außerhalb und innerhalb der Tabelle, alle Absätze sind mit der Formatvorlage Standard formatiert. Im Unterschied zu den Textabsätzen (1) zeigen Tabellenabsätze (2) keinen Abstand danach.

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Woran liegt dieses unterschiedliche Verhalten? Warum sehen zwei Textabsätze, die beide mit der Formatvorlage Standard formatiert sind, unterschiedlich aus?

Ein Absatz im Text wird von den Standardwerten bestimmt. Die fehlenden Angaben der Formatvorlage Standard werden einfach übergangen.

Unten sehen Sie das Vorgehen für Absätze in Tabellen. Aus den Standardwerten wird der Wert “danach 10 pt” übertragen und durch die Formatvorlage Standard geschleust. Von dort kommt die Angabe: leer, nichts, 0 pt.

Der Absatz in der Tabelle bekommt zwei Anweisungen: 10 pt aus den Standardwerten plus 0 pt aus der Formatvorlage Standard.
Steht in der Formatvorlage Standard ein Wert für den Abstand danach, gilt er sowohl für Absätze im Text als auch für Absätze in der Tabelle.
Gedacht ist dieses Vorgehen:

  • Standardwert liefert alles außer Abstand danach und Zeilenabstand für die Tabellenabsätze.
  • Formatvorlage Standard übergibt keinen eigenen Wert für Abstand danach/Zeilenabstand.
  • Tabellenformatvorlage tritt an die Stelle der Formatvorlage Standard und übergibt eigene Werte.

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Fülle ich die Formatvorlage Standard mit einem Wert für Abstand danach und für Zeilenabstand, bricht die Kette ab. Die Tabellenformatvorlage wird nicht mehr verwendet.
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Morgen spiele ich ein paar Szenarien durch, wie sich die Änderungen jeweils auswirken.

2 Kommentare

  1. Danke für das Lob! Es war erstens viel Arbeit, überhaupt zu verstehen, wie die Tabellenformate ticken und zweitens nochmal viel Arbeit, es irgendwie verständlich zu erklären. Mein leidgeprüfter Mann musste sich viele Erklärungsversuche anhören und viele,viele Flipchart-Blätter studieren 🙂

  2. Vielen Dank für die ausführlichen und leicht lesbaren Artikel zu diesem komplexen Thema. Ich erahne nur, welche Arbeit dahinter steckt und freue mich bereits auf die nächsten Trainertage!

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