Word – Text zum Inhaltsverzeichnis hinzufügen

Im Register “Referenzen” gibt es einen missverständlichen Befehl in der Gruppe “Inhaltsverzeichnis”: Text hinzufügen.

 

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Das Dropdown-Menü bietet vier Optionen: Nicht im Inhaltsverzeichnis anzeigen, Ebene 1, Ebene 2, Ebene 3. In meinen Kursen erwarten die Anwender, dass ein markiertes Wort jetzt irgendwie “vorbereitet” wird, damit es im Inhaltsverzeichnis aufgenommen  wird. Aber was passiert da genau?

Abhängig von der Formatvorlage des Absatzes gibt es zwei unterschiedliche Verhaltensweisen, die sich immer auf den gesamten Absatz auswirken, nicht auf das oder die markierten Worte!

  1. Dem Absatz wird die Formatvorlage Überschrift 1, Überschrift 2 oder Überschrift 3 zugewiesen; der Absatz wird deutlich sichtbar umformatiert und evtl.  auch nummeriert. Das ist bei der Formatvorlage “Standard” so.
  2. Nichts passiert – auf den ersten Blick. Das ist bei allen anderen Formatvorlagen so.

 

Bei 1. ist der Anwender zwar sehr überrascht, wieso plötzlich der Text umformatiert wird, aber zumindest ist klar, dass dieser Absatz jetzt Bestandteil eines Inhaltsverzeichnisses wird. Alle Absätze mit der  Formatvorlage “Überschrift 1 – 3” sind standardmäßig Bestandteil der Inhaltsverzeichnisse.

Bei 2. ist der Anwender erst überrascht, wenn das Inhaltsverzeichnis erstellt wird.  Dort taucht nämlich der gesamte Absatz auf, obwohl er nicht als Überschrift formatiert ist.

Word hat zwar keine Überschrift zugewiesen, aber die Gliederungsebene für den Absatz verändert. Sichtbar ist das, wenn Sie auf “Start | Absatz” klicken und sich die Gliederungsebene anschauen.

 

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Ein Textabsatz hat die Gliederungsebene “Textkörper” und wird nicht im Inhaltsverzeichnis angezeigt.

Standardmäßig werden Inhaltsverzeichnisse aus den Überschriften der Ebene 1 bis 3 sowie allen  Absätzen mit einer Gliederungsebene 1 bis 9 erstellt.

 

So sieht es aus, wenn Sie auf “Referenzen | Inhaltsverzeichnis | Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis | Optionen” klicken:

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Überschrift 1 bis 3 sowie Gliederungsebenen sind standardmäßig aktiviert.

 

Wenn Sie tatsächlich einzelne Worte mitten aus dem Fließtext in das Inhaltsverzeichnis übernehmen wollen, brauchen Sie ein Verzeichniseintragsfeld. Wenn Sie einen Teil eines Absatzes zu einer Überschrift machen  wollen, verwenden Sie ein Formatvorlagentrennzeichen.

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