Outlook–Excel-Liste mit Terminen importieren

In Excel wird eine Projektliste geführt, die nach Outlook importiert werden soll. In dieser Liste steht der Projektname, der Kunde, Anfang und Ende – und noch mehr, wenn sie z. B. aus einem CRM-Programm importiert wird.

Dazu brauchen Sie:

  • Die Excel-Liste als CSV-Datei (Comma separated Values)
  • Die CSV-Datei mit Kommas statt der von Excel standardmäßig verwendeten Semikola
  • Den Import der CSV-Datei nach Outlook

Stellen Sie zuerst sicher, dass in Excel alle Datumsangaben in voller Form angezeigt werden: TT.MM.JJJJ – also Tag, Monat und Jahr. Verkürzte Anzeigen haben bei mir dazu geführt, dass der Import nicht geklappt hat. Die Spalten müssen benannt sein.

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Speichern Sie die Datei in Excel mit “Datei | Speichern unter” im Format “CSV (Trennzeichen getrennt)” oder “CSV (MS-DOS)”. Mit “CSV UTF-8” habe ich keine guten Erfahrungen gemacht, weil mir immer wieder nichts lesbare Steuerzeichen dabei übergeben wurden. Die Excel-Hinweise, dass beim Speichern als CSV Datenverluste auftreten können, ignorieren Sie einfach.

Schließen Sie die Datei in Excel.

Öffnen Sie die CSV-Datei im Windows-Notepad oder einem anderen Texteditor. Im Editor klicken Sie auf “Bearbeiten | Ersetzen”, suchen nach Semikolon und lassen es durch Komma ersetzen. Klicken Sie auf “Alle ersetzen”.

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Speichern Sie die Datei und schießen Sie sie.

In Outlook wählen Sie “Datei | Öffnen und Exportieren | Importieren/Exportieren”. Aktivieren Sie “Aus anderen Programmen oder Dateien importieren” und klicken Sie auf “Weiter”. Im nächsten Schritt aktivieren Sie “Durch Trennzeichen getrennte Werte”, wieder auf “Weiter” klicken. Die zu  importierende Datei ist die CSV-Datei, die Sie gerade geschlossen haben – suchen Sie sie mit Klick auf “Durchsuchen”. Mit “Weiter” geht es zum nächsten Schritt. Markieren Sie als Zielordner den Kalender und klicken Sie auf “Weiter”.

Im folgenden Fenster wird die CSV-Datei angezeigt. Klicken Sie rechts daneben auf die Schaltfläche “Benutzerdefinierte Felder zuordnen”. Ziehen Sie die Spaltennamen aus der linken Spalte auf die Outlook-Feldnamen auf der rechten Seite – zum Beispiel “Anfang” auf “Beginnt am” oder “Projekt” auf “Betreff”.

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Hier sind die Spalten “Anfang” und “Ende” bereits den Feldern “Beginnt am” und “Endet am” zugeordnet”. Die Spalte “Projekt” wird als nächstes dem Feld “Betreff” zugeordnet. Den Kunde werde ich dem Feld “Beschreibung” zuordnen. Wenn alle relevanten Felder zugeordnet sind, bestätigen Sie mit OK.

Es müssen nicht alle Spalten der CSV-Datei einem Outlook-Feld zugeordnet werden. Wenn Sie eine Spalte nicht zuordnen, wird sie nicht importiert.

Klicken Sie zum Schluss auf “Fertigstellen” und der Import beginnt.

So sieht der Termin in Outlook aus:

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Der Betreff ist mein Projektname, der Kunde steht in der Beschreibung. Anfang und Ende sind Beginn und Ende. Da ich keine Uhrzeiten angegeben habe, werden die Termin als ganztägige Ereignisse (allerdings mit dem Status “Gebucht”) eingetragen.

Sie können auch weitere Felder in Outlook bestücken. Beispielsweise kann der Ort angegeben werden, Sie können ein Datum für die Erinnerung vorgeben oder in der CSV-Liste eine Kategorie eintragen. Wenn Sie die vorgegebenen Auswahlfelder von Outlook verwenden wie “Zeitspanne zeigen als” oder ‘”Priorität”, müssen Sie sich an die Benennungen von Outlook halten. Eine Zeitspanne kann frei, gebucht, mit Vorbehalt, außer Haus oder an anderem Ort sein – andere Texte verschluckt Outlook beim Import.

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Sie können natürlich auch als Zielordner in Outlook die Aufgaben wählen und die Liste nicht als Termine, sondern als Aufgaben übergeben.

Und wenn Sie häufig CSV-Dateien erstellen müssen, können Sie in Windows einstellen, dass Excel wirklich ein Komma verwendet und kein Semikolon: Tipp auf Fast & Easy

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