Excel–Wer fehlt?

In der letzten Woche habe ich Ihnen in drei Teilen gezeigt, wie man zwei Listen vergleichen kann (Beginn am 27.02.2018). Es ging darum, herauszufinden, wer nur an einer von zwei Feiern teilgenommen hat. Heute zeige ich die Methode “Spezialfilter” oder “Filter erweitert”, um eine Liste der Teilnehmer zu erzeugen, die im zweiten Jahr fehlen.

Aufgabenstellung: Für das Jahr 2018 möchte ich eine Liste erstellen aller Firmen, die zwar 2017 dabei waren, aber jetzt fehlen. Die Liste soll einmalig entstehen, keine Verknüpfungen beinhalten und keine Formeln benötigen.

Die beiden Listen sind dieses Mal auf zwei Tabellenblättern untergebracht: 2017 und 2018.. Beide Listen sind dieses Mal als formatierte Tabellen angelegt. Die eine heißt tblFeier17 und die andere tblFeier18. Sie können sich die Tabelle herunterladen, um mitzumachen.

Die Spaltenbeschriftung für die Firmennamen lautet “Teilnahme 2017” bzw. “Teilnahme 2018”. Mit der ZÄHLENWENN-Funktion aus dem Blog vom 27.02.2018 habe ich in beiden Tabellen errechnet, wie oft jemand teilgenommen hat.

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Zum Einsatz kommt der Spezialfilter, der in dem Blatt “2018” gestartet wird. Der Spezialfilter benötigt einen Kriterienbereich (hier gelb unterlegt) und einen Ausgabebereich (hier grün unterlegt). Die farbige Unterlegung dient nur zu Ihrer Orientierung – sie muss natürlich nicht sein!

Für beide Bereiche werden unbedingt die gleichen Spaltenüberschriften benötigt, wie sie in der Originaltabelle vorhanden sind. Ich muss also zum Erstellen das “Wie oft?” genauso wiederholen wie das “Teilnahme 2017”.

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Mein Kriterienbereich ist in den Zellen D2 bis D3 – die Überschrift “Wie oft?” wiederholt die gleiche Überschrift aus der Tabelle für 2017. Darunter ist das Kriterium “1” eingetragen – ich bin nur an den Namen interessiert, die in 2017 eine “1” haben.

In Zelle D5 steht die Überschrift für den Ausgabebereich – sie muss unbedingt mit der Überschrift aus der Tabelle identisch sein! Excel sucht in der Tabelle nach dieser Überschrift und extrahiert dort die Werte.

  • Die aktive Zelle befindet sich auf dem Tabellenblatt “2018” – dem Zielblatt – in der Liste (irgendwo zwischen A1 und B72)
  • Wählen Sie “Daten | Sortieren und Filtern | Erweitert”
  • Aktivieren Sie “An andere Stelle filtern”, löschen Sie alle Werte aus dem Listenbereich heraus

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  • Der Cursor steht neben “Listenbereich”
  • Klicken Sie auf das Blatt “2017”, klicken Sie in die Liste und drücken Sie STRG+A; damit  markieren Sie die gesamte Tabelle “tblFeier17. Die Anzeige im Listenbereich ist jetzt “tblFeier17[#Alle]”
  • Stellen Sie den Cursor neben “Kriterienbereich”, Excel wechselt automatisch zurück zum Zielblatt
  • Markieren Sie D2 bis D3
  • Stellen Sie den Cursor neben “Kopieren nach”.
  • Markieren Sie D5
  • Der Dialog sieht jetzt so aus:

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  • Bestätigen Sie mit OK

Alle Namen, die dem Kriterium “1” entsprechen werden jetzt in das Zielblatt kopiert.

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Der Vorgang ist einmalig! Wenn sich auf dem Quellblatt (2017) etwas ändert, wird der Filter nicht aktualisiert! Mit dem Spezialfilter entsteht eine unabhängige Liste, eine Kopie der Namen ohne Rückbezug zur Quelle. Excel behält aber die Einstellungen abgesehen vom Listenbereich bei und Sie können den Vorgang jederzeit wiederholen. Sie müssen aber den Listenbereich erneut markieren und auch die Einstellung “An andere Stelle kopieren” jedes Mal wieder neu setzen.

 

 

 

 

 

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