Outlook – Optionaler Teilnehmer

In einer Besprechungsanfrage können Sie unterscheiden, ob ein Teilnehmer erforderlich oder optional ist. Um das für die Teilnehmer einzutragen, klicken Sie in der Besprechung auf “Besprechung | Terminplanungsassistent”.

 

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Links neben jedem Namen steht ein roter Kreis für erforderlich und ein blauer Kreis für optional.

In Outlook 2016 sehen Sie bei der eingehenden Besprechungsanfrage, dass Sie ein optionaler Teilnehmer sind:

 

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Im Kopfebereich finden Sie die Liste der erforderlichen und der optionalen Teilnehmer.

 

Wenn Sie häufig “optionaler” Teilnehmer sind, können Sie mit einer Regel im eigenen Kalender solche Termine einfärben.

  • Klicken irgendwo im Kalender mit der rechten Maustaste und wählen Sie “Ansichtseinstellungen”
  • Klicken Sie auf “Bedingte Formatierung”
  • Klicken Sie auf “Hinzufügen” (1) und vergeben Sie einen Namen (2)

 

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Suchen Sie eine Farbe (3) aus und klicken Sie dann auf “Bedingung” (4). Gehen Sie zum Register “Erweitert” und klicken dort auf “Feld”. Wählen Sie aus “Häufig verwendete Felder” das Feld “Optionale Teilnehmer”. Aus der Liste “Bedingung” wählen Sie “enthält” und tragen bei “Wert” einen Teil Ihres Namens ein.

 

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  • Klicken Sie auf  “Zur Liste hinzufügen” und bestätigen Sie alles mit “OK”.

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