Vom papierlosen Büro

Microsoft Word wünscht auf der Facebook-Seite (hier) einen “Happy Environment Day” – und blickt zurück auf Schreibmaschine und verschwendete Papierberge. Ich komme aus Zeiten mechanischer Schreibmaschinen ohne Korrekturband (bitte googeln, wenn unbekannt ;-)).

Meine Chefs haben damals sehr überlegt und oftmals direkt “in die Maschine” diktiert. Es kam nur selten vor, dass ich einen Entwurf geschrieben und zur Korrektur vorgelegt habe. Dass ich etwas zweimal schreiben musste, war eine Ausnahme. Meine Chefs haben das Diktieren regelrecht geübt.

Und heute? Die Papiermengen in den Büros explodieren. Es wird gedruckt, korrigiert, nochmal gedruckt, wieder korrigiert. Ist ja so einfach. Den Satz noch mal umstellen, jenen Absatz von unten nach oben, hier ein Seitenwechsel anders, dort eine andere Formatierung.

Was mir besonders auffällt: es wird meistens alles gedruckt! Eine Seite wurde korrigiert, aber das gesamte Dokument wird noch einmal ausgedruckt! Drucke Seite 7 von 19 – entweder ist das unbekannt oder zu mühsam einzustellen oder es wird einfach vergessen. Der schnelle Klick auf “Sofortdruck” und 19 Seiten landen ein zweites Mal im Papierfach.
Präsentationen mit dem immer gleichen Firmenvorspann werden gesamt gedruckt – obwohl Folie 1 bis 5 und 20 bis 23 nur Marketing-Folien sind, bei jeder Präsentation identisch.

Ebenfalls auffallend ist das Ausdrucken zu Dokumentationszwecken. In manchen Branchen ist es üblich, jede Mail mitsamt Anlagen auszudrucken. Die Vollständigkeit der Papierakte hat noch in weiten Bereichen seine Gültigkeit – oft auch mangels elektronischer Alternative. Wer nicht über ein gut eingeführtes Dokument-Management-System verfügt, tut sich schwer mit der Vollständigkeit: selbst erstellte Dokumente (Word, Excel, PDF etc.) werden auf dem Fileserver abgelegt, Mails verbleiben in Outlook mitsamt ihren Anhängen.

Outlook ist allerdings mehr oder weniger privat – wenn ich als neuer Projektmitarbeiter über alle alten Vorgänge  informiert sein möchte, bleibt mir nur der Blick in die Papierberge. Wichtige Mails sind wo? In irgendeinem Posteingang. Oder in der Akte, ausgedruckt.

Das papierlose Büro ist aus meiner Sicht weiter entfernt denn je. Ich habe zu meinen Sekretariatszeiten nur einen Bruchteil von dem Papier verbraucht, wie es heute üblich ist – bei gleicher Anzahl von “Output”. Mein Durchschnitt lag bei zwei Unterschriftsmappen pro Tag und das ist ungefähr die Menge an selbstgeschriebener Korrespondenz, die ich heute in vergleichbaren Sekretariaten auch sehe.

Happy Environment! Jedes Programm hat eine Möglichkeit, nur Einzelseiten zu drucken …

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