Superuser – Praxisbeispiel Teil 1

Das Praxibeispiel, das ich Ihnen in den nächsten Wochen vorstellen werde, ist die Ausbildung von Superusern für ein begrenztes Projekt.

In einer großen Anwaltskanzlei wurde erstmalig ein Dokument-Management-System (DMS) eingeführt. Der Rollout sollte zügig über mehrere Standorte erfolgen. In der IT-Abteilung war nicht genug Personal, um die Anwender betreuen zu können. Ziel war also, für jeden  Standort genug ausgebildete Mitarbeiter zu haben, die die Kollegen während des Rollouts und in der ersten Zeit danach unterstützen können.

Anmerkung: die Gruppe bestand ausschließlich aus Frauen, es hat also seine Berechtigung, wenn ich durchgehend von Teilnehmerinnen spreche.

Zum Zeitpunkt der Ausbildung war das DMS noch nicht endgültig “customized” – einige Anpassungen waren noch offen und das Feedback der Superuser floss in die Ausgestaltung mit ein.

Gruppeneinteilung

Die erste Gruppe bestand aus 16 Mitarbeiterinnen aus unterschiedlichen Standorten, die für eine Woche unterrichtet wurden. Als Trainerin war ich die ganze Woche zuständig, unterstützt wurde ich vom Chef der IT-Abteilung sowie vom Leiter des Benutzerservice. Beide waren teilweise anwesend.

Die Teilnehmerinnen wurden in vier Gruppen zu je vier Teilnehmern aufgeteilt, die Sitzordnung war speziell darauf eingerichtet: Jeweils zwei Tische waren zu einer Gruppe zusammengestellt, so dass vier Teilnehmerinnen in einer Gruppe zusammensaßen. Die Gruppen blieben während der gesamten Zeit fest zusammen. Die Gruppen haben gemeinsam Aufgaben gelöst und auch präsentiert.

Organisatorisches

In der Gruppe waren sowohl auswärtige Teilnehmerinnen als auch solche aus München. Wir haben alle gemeinsam die Mahlzeiten eingenommen: es wurde für Pausenverpflegung und ein gemeinsames Mittagessen gesorgt. An einem Abend sind wir mit der Gruppe Abendessen gegangen.
Im Schulungsraum war alles vorrätig: über die obligatorischen Blöcke und Stifte hinaus konnte sich jeder mit Markerstiften, PostIt-Zetteln, Trennblättern etc. versorgen.

Unterricht

Das Lernen war durchgehend ein selbstentdeckendes Lernen in der Gruppe. Frontalunterricht gab es immer nur in sehr kurzen Sequenzen von maximal 30 Minuten Dauer.

Das Lernen wurde durch vorbereitete Frage- und Arbeitsbögen strukturiert. Jede Art von Anweisung (Arbeitsbogen, Präsentationsaufgabe …) hatte eine eigene Farbe – es gab blaue Arbeitsanweisungen, gelbe Diskussionsbögen und anfangs wenig geliebte rote Präsentationsaufgaben.

Beispielsweise war das Lernziel “Suchen im DMS” – erlernt wurde es in den Vierergruppen anhand dieses Bogens:

Jeder Arbeitsbogen nennt die Fragestellung; hier “Welche Möglichkeiten kennen Sie, nach Dokumenten zu suchen, die im DMS gespeichert sind?”
Dann wurde immer angegeben, ob die Gruppe zu viert oder einzeln arbeiten soll, welche Programme benötigt werden und wie lange an dieser Aufgabe gearbeitet werden kann. Es folgen konkrete Schritte, in denen vorgegangen werden kann (“Starten Sie Outlook und Word …”) mit Platz für die Antworten.

Ausführliche Beispiele mit einigen Arbeitsbögen stelle ich beim nächsten Blog vor.

Am Ende der vorgegebenen Zeit wurden die Ergebnisse aller Gruppen gesammelt und auf Moderationskarten geschrieben. Bei einigen Aufgaben haben die Gruppen unterschiedliche Fragestellungen des gleichen Problems erarbeitet und anschließend hat jede Gruppe ihre Ergebnisse präsentiert.

Bereits während des ersten Tages haben wir “Top” und “Flop” zum DMS gesammelt und mit großen Moderationskarten an jede glatte Stelle im Schulungsraum geklebt. Dort wurden auch alle offenen Fragen gesammelt.

Diese Moderationskarten waren ständig für uns präsent – hier wurde ergänzt, korrigiert, neues Material hinzugefügt und überflüssiges wieder abgenommen. Moderationskarten und dicke Stifte lagen griffbereit für jeden auf den Tischen.

Teambildung

Für mich als Trainerin war es wichtig, dass sich die Superuserinnen als Team begreifen. Mein Ziel war, dass die Teilnehmerinnen sich später untereinander helfen – über die Standorte hinweg. Darum habe ich darauf geachtet, dass die Gruppen gemischt sind und dass es viel Austausch außerhalb des Unterrichts gab.
Die gemeinsamen Pausen waren darum wichtig. Auch Besuche in der zentralen IT mit Besichtigung der Serverräume oder eine Führung durch die (sehr schönen) Räume in der Zentrale gehörten dazu.

Im nächsten Blog stelle ich detailliert vor, wie Arbeitsbögen aussehen, die ein selbstentdeckendes Lernen in der Gruppe strukturieren.

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