Word – Index mit Konkordanzdatei

Eine Konkordanz ist eine alphabetisch sortierte Liste der wichtigsten Begriffe in einem schriftlichen Werk – also ein Index. In Word bezeichnet damit eine Tabelle, in der Sie die Begriffe erfassen, die in einem Dokument als Index-Begriffe markiert werden sollen.

Welchen Vorteil hat das? Schließlich kann man genauso gut die Worte direkt in der Worddatei markieren und als XE-Felder definieren.

Die Konkordanz-Datei kann jederzeit erstellt werden und auch permanent gepflegt werden, ohne dass man schon während der Arbeit am Dokument die vielen (nervenden) XE-Felder im Text hat. Ich erfasse meine Konkordanz während ich schreibe – jedes wichtige Stichwort tippe ich dort schnell ein. Den Index in der Worddatei erstelle ich erst ganz zum Schluss.

So sieht eine Konkordanz-Datei aus (in blau und rosa habe ich zwei Besonderheiten hervorgehoben):

02.09.2012_0001

Links stehen die Begriffe so, wie sie im Text vorkommen. Steht kein Eintrag rechts, wird der Begriff aus dem Text in das Stichwortverzeichnis übernommen.

Steht ein Begriff in der rechten Spalte, wird der verwendet. Ich habe hier die rechte Spalte für ein “Siehe”-Feld verwendet (rosa). Im Index wird stehen: Schutzgebiet Siehe Marine Park.
Außerdem habe ich die beiden Palmen zusammengefasst (blau). Im Index wird jede Palme für sich aufgeführt sein (Pandan-Palme und Schraubenpalme), aber ich habe auch eine eigene Zeile für beide Palmen mit dem rechten Eintrag “Palme:Pandan-Palme” und “Palme:Schraubenpalme”. Daraus entsteht dann im Index “Palme” mit den beiden Untereinträgen Pandan-Palme und Schraubenpalme.

Verwendet wird die Konkordanz-Datei über den Dialog “Verweise / Index / Index einfügen” mit der Schaltfläche “AutoMarkierung”. Suchen Sie nach der Datei und bestätigen Sie sie mit “Öffnen”. Sofort werden die XE-Felder im Dokument markiert. Anschließend erstellen Sie den Index mit “Verweise / Index / Index einfügen” und Klick auf OK.

Ausführlicher ist das Vorgehen im Word-2010-Lexikon beschrieben.

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