OffTopic – Wo ist denn hier der blaue Pfeil?

Ich stoße in vielen Firmen auf ein intensives Customizing von Office. Für Office-Standardfunktionen werden eigene Wege teils mit Programmierung “erfunden”, Standardbefehle werden auf Firmen-Menübändern zusammengefasst.

Als Trainerin bin ich im Zwiespalt: ich finde es gut, wenn es den Mitarbeitern leicht gemacht wird, aber ich möchte auch, dass meine Teilnehmer Word oder PowerPoint beherrschen.

Beispiel Word.
In einer Firma werden konsequent für alle Einrückungen Formatvorlagen A1, A2, A3 etc. verwendet: Absatz 1 cm eingerückt, 2 cm eingerückt und so fort. Zusätzlich gibt es noch große blaue Pfeile als Symbol, um diese Einrückung noch einfacher zu machen. Da niemals gelehrt wird, wie man Formatvorlagen selber anlegt, sondern nur das Anwenden von A1, A2 und die Alternative mit den blauen Pfeilen, ziehe ich Anwender heran, die das normale Einrücken gar nicht kennen.
Eine dieser Anwenderinnen hat mir dann erzählt, dass sie daran gescheitert ist, ihrem Mann die Absatzeinrückung in Word zu erklären. Sie hat auf dem heimischen Rechner verzweifelt nach A1 oder zumindest den blauen Pfeilen gesucht – und war sehr geknickt, denn sie arbeitet seit vielen Jahren mit Word und war der Meinung, dass sie das gut beherrscht.

Beispiel PowerPoint.
Ein Kunde hat ein eigenes Menüband für alle Zeichenfunktionen erstellen lassen. Ich stehe jetzt in der Schulung vor der Wahl, nur noch dieses Menüband zu lehren und die Mitarbeiter nicht mehr mit den eigentlichen PowerPoint-Funktionen bekannt zu machen. Oder das Menüband weitgehend zu ignorieren und die PowerPoint-Standardfunktionen zu erklären.
Bleibe ich beim angepassten Menüband, ist der Mitarbeiter völlig aufgeschmissen, wenn er daheim eine Präsentation erstellen will. Er findet noch nicht einmal “In den Hintergrund”, er weiß überhaupt nicht, wo diese Befehle normalerweise stecken.

Verwöhnaroma findet sicherlich jeder gut. Aber Mitarbeiter, die die Programme gar nicht bedienen lernen, sind ein Problem. Vor allem, wenn sie in eine andere Firma kommen. Was nützt mir eine Schreibkraft, die in PowerPoint niemals die Ausrichtung über “Start / Anordnen / Ausrichten” gelernt hat? Oder die nur noch “Knöpfchen” drücken kann, um eine Formatierung, eine Fußnote oder ein Inhaltsverzeichnis zu erzeugen?

Ich sitze oft mit neuen Mitarbeitern zusammen und soll ihnen Office und Dokument Management System beibringen. Der eine war es gewohnt, dass sich bei jedem Schließen eines Dokuments alle Felder “von alleine” aktualisieren – und findet, dass das ein normales Wordverhalten ist. Der andere hat noch nie einen Druckerschacht wählen müssen und wundert sich, warum sein Brief auf weißem Papier rauskommt. Die dritte war an firmeneigene Tastenkürzel für Standardbefehle gewohnt und ist irritiert, dass STRG+D nicht Drucken bedeutet.

Was mache ich als Trainerin? Eigentlich müsste ich immer zweigeteilte Kurse halten: Office pur und Office mit den Firmenanpassungen.

Je stärker die Firmen in die Menübänder eingreifen, desto mehr verbauen sie den Anwendern den Weg in die normale Hilfe: weder die Online-Hilfe noch die Standard-Handbücher noch die Internetseiten sind mehr hilfreich. Kein Kurs an der Volkshochschule erklärt das firmenspezifisch Notwendige. Die Firmen investieren aber weder in eigene Online-Hilfen noch in eigene Handbücher und häufig auch nicht in Schulungen. Letztendlich muss man den Anwender immer stärker gängeln: es gibt keine Hilfe für die angepassten Programme, die Anwender müssen alles erfragen, das nervt die Hotline und die IT und führt beim nächsten Update zu einer noch stärkeren “Vereinfachung”.

Ich würde gerne einen anderen Weg einschlagen:

  • Standardfunktionen, die so verwendet werden, wie sie sind, bleiben auch da, wo sie sind. Beispielsweise sind die Zeichenformatierungen in Word gut auf dem Start-Register aufgehoben. Und es besteht keine Veranlassung, “Suchen und Ersetzen” auf ein Firmenmenüband zu verlagern. 
  • Symbole müssen nicht “aufgehübscht” werden. Die Absatzeinrückung hat ein Standardsymbol, das vielleicht hässlich ist, aber ein eigener blauer Pfeil muss wirklich nicht sein. 
  • Vorhandene Tastenkürzel werden nicht verändert – STRG+P steht in jedem Handbuch und auf jeder Internetseite über Office.  Das umzubiegen bringt weder einen Vorteil noch hilft es den Anwendern.
  • Anpassungen sind gut und sinnvoll, wenn es um firmenspezifische Vorgänge geht: Dialoge zum Ausfüllen von Briefköpfen sind gut, ein Symbol zum Aktualisieren aller Felder im Dokument inklusive der Kopfzeilen – hinterlegt mit einer Programmierung – ist auch gut. Schnellbausteine für Deckblätter oder Kopfzeilen sollten firmenspezifisch angepasst sein. 
  • “Gefährliche” Funktionen sollte man sperren und nicht umbiegen. Online-Vorlagen entsprechen gewiss nicht dem Corporate Design, sie sollten gar nicht abrufbar sein. Stilsets zerstören so schnell die Nummerierung von Überschriften, dass man gar nicht so schnell reagieren kann – sie dürfen nicht wählbar sein.

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