Umstieg von 2003 auf 2010 – Word

Ein Update von 2003 auf 2010 behält die Einstellungen bei, die Sie in Word gemacht haben. Das betrifft zum Beispiel die AutoKorrektur-Liste (Dateiendung ACL), das Benutzerwörterbuch der Rechtschreibung (Dateiendung DIC), die Ausnahmewörterbücher (Dateiendung EXC), die Speicherorte und vieles andere.
Bei einer Firmeninstallation kommt es allerdings auch vor, dass die IT die Computer völlig neu bestückt und keine Einstellungen übernommen werden. Dann müssen Sie entweder vorher mit der IT-Abteilung besprechen, welche Dateien und Einstellungen Sie noch benötigen oder Sie müssen sich darauf einstellen, alles neu einzurichten.
Beim Update sollte die alte Normal.dot nicht übernommen werden und sie darf auf keinen Fall parallel zur neuen Normal.dotm für Word erreichbar bleiben. In ihr sind zu viele Altlasten. Allerdings ist sie auch für viele Anwender der Speicherort für Autotexte. Um Autotexte zu sichern ohne die alte Normal.dot mitzuschleppen, ist dieses Vorgehen sinnvoll:

  • Machen Sie eine Kopie Ihrer Normal.dot und benennen Sie sie um. Der Name kann beliebig sein, sollte aber unbedingt anders sein als “Normal.dot” – beispielsweise “MeineAutotexte.dot”.
  • Nach dem Update auf 2010 verschieben Sie diese Kopie in den Ordner C:<user>AppDataRoamingMicrosoftDocument Building Blocks103114

Alle Dateien, die in diesem Ordner liegen, dienen als Lieferant für AutoTexte und Schnellbausteine. Nur für alte AutoTexte, die aus der Normal.dot übernommen wurden, werden noch die Schnelltipps angezeigt. Alle neue Schnellbausteine werden entweder über den Organizer oder mit <Name>+F3 aufgerufen.
Eigene Vorlagen (DOT) sollten Sie nach dem Umstieg neu erstellen. Ich rate davon ab, Vorlagen aus den alten Versionen weiterhin als Grundlage für neue Dokumente zu verwenden. Der Nachteil ist zum einen, dass Sie auf der alten Vorlage auch alte Dateien erzeugen und damit im Kompatibilitätsmodus landen; zum anderen kann es passieren, dass Sie Fehler erhalten. Insbesondere alte Formulare mit Formularfeldern sollten Sie neu erstellen.
Benutzerwörterbücher werden korrekt übernommen und es ist keine weitere Arbeit nötig.
Ausnahmewörterbücher sind ab 2007 in einer anderen Datei – sie heißt für ein deutsches Word ExcludeDictionary1031.lex; für andere Sprachen wird eine andere Ziffer angezeigt. Sie haben also später möglicherweise zwei Dateien: die alte mit der Endung EXC und die neue.
Einstellungen, die der Anwender für Word gemacht hat, liegen zum Teil in der Normal.dot, zum Teil in den Registry-Schlüsseln. Je nach Installationsweg sind die Einstellungen später verschwunden. Es ist zwar mühsam, alles neu einzustellen, aber ich rate dazu möglichst wenig zu übernehmen. Ein neues Programm ist auch immer die beste Gelegenheit, alte Gewohnheiten zu überdenken. Sie finden alle Einstellen unter “Datei / Optionen”.
Eigene Symbolleisten werden nicht übertragen. Sie können anstelle von Symbolleisten die Schnellstartleiste verwenden.
Alte Addins (z. B. ein PDF-Maker oder eine externe Rechtschreibprüfung) bekommen ein eigenes Menüsband namens “Addins” oder auch mit dem Namen des Herstellers.
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Ich weiß, dass viele Anwender und noch mehr IT-Mitarbeiter die Tendenz haben, erst mal alles zu deaktivieren, was neu und unbekannt ist. Tun Sie das nicht! Nehmen Sie sich 14 Tage Zeit, um sich an neue Funktionen, neue Ansichten und neue Wege zu gewöhnen. Viele  neue Wege sind erst dann effektiver und bequemer, wenn Sie darin Routine haben – wenn Sie sie sofort ausschalten, nehmen Sie sich die Chance, einen neuen, bequemen und sinnvollen Weg zu lernen.
Morgen geht es weiter mit den Einstellungen, die ein Anwender am ersten Tag anschauen sollte.

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