Umstieg von 2003 auf 2010 – Outlook

Privatanwender, die updaten, müssen sich keine großen Gedanken machen – die Postfachdatei (Dateiendung PST) wird von Outlook 2010 problemlos eingelesen, alle Mails stehen sofort zur Verfügung. Auch die Konten wurden bei mir sofort erkannt, meine Regeln waren alle noch da, meine Vorschlagsliste wurde übernommen. Ich rate trotzdem dazu, vor dem Update alles zu sichern: die PST-Datei auf jeden Fall, aber auch die Dateien für die Regeln und Signaturen.

Das ist hier sehr gut darstellt: IT Forum Saar. Dort lesen Sie auch, wie Sie diese Dateien über die Registry wieder einlesen können. Aber es sei betont: das ist normalerweise gar nicht notwendig.

In einer Firma müssen Sie sich als Anwender darum nicht kümmern. Es werden nach dem Umstieg alle Mails, Kontakte und sonstigen Einträge sofort wieder synchronisiert. Freigaben werden übernommen. Feiertage, Kategorien und Farben im Kalender sind unverändert. Worum Sie sich häufig selber kümmern müssen:

  • Signaturen
    Ihre Signaturen werden vielleicht in der Firma nicht automatisch übernommen. Dann ist es für den Anwender am einfachsten, sie aus einer älteren, bereits versandten Mail zu kopieren und neu anzulegen. Dazu die alte Mail öffnen, die Signatur kopieren und nach “Datei / Optionen / E-Mail / Signaturen” in eine neu angelegte Signatur einzufügen.
  • Kategorien
    Die Standardkategorien von Outlook sind verschwunden, wenn Sie sie nicht in Benutzung hatten. Ihren persönlichen Kategorien sind Farben zugewiesen worden. Über “Start / Kategorisieren / Alle Kategorien” können Sie die Namen und Farben ändern oder neue Kategorien anlegen.
  • Regeln
    Sie sollten übertragen werden – aber es ist gut, vorher mit der IT Kontakt aufzunehmen und das zu klären. Sind die Regeln nach dem Update verschwunden, hilft es nichts mehr: neu anlegen.
  • Kalender
    Freigegebene und öffentliche Kalender, die in Ihren Favoriten liegen, werden angezeigt. Es kann passieren, dass noch mehr Kalender als früher erscheinen, weil Sie beispielsweise Besitzer eines öffentlichen Kalenders sind. Der wurde in Outlook 2003 nicht unbedingt gezeigt, erscheint aber jetzt.
    Hin und wieder werden freigegebene Kalender mehrfach angezeigt. Es hat häufig geholfen, diesen Kalender einmal komplett zu entfernen und neu hinzuzufügen.
  • Autovervollständigen für MailempfängerSobald Sie eine Mailadresse tippen, die Sie schon mal verwendet haben, erscheinen Vorschläge – das ist das Autovervollständigen (für Fachleute: die NK2-Datei). Sie kann übernommen werden, beim privaten Update ist das auf jeden Fall so – in der Firma kann die IT anders entscheiden.
  • Persönliche EinstellungenWenn Sie Ihren privaten Rechner umstellen, werden Sie die meisten Einstellungen genauso wieder vorfinden. In einer Firma ist das eher unwahrscheinlich, weil Standardeinstellungen zur Installation verwendet werden. Gehen Sie also in “Datei / Optionen” und kontrollieren Sie die Einstellungen bei E-Mail, Kalender etc.

Einige Dinge sind anders organisiert – sie werden beim Update automatisch umgestellt.

  • Nachverfolgung (Fähnchen)Eine Änderung gibt es bei der Kennzeichnung: die Nachverfolgungs-Fahnen sind in 2003 und davor in mehreren Farben vorhanden. In vielen Büros wurde das zur Kennzeichnung in der Art verwendet “Muss noch ausgedruckt werden” oder ähnliches. Da die Funktion der Fahnen jetzt eine reine Erinnerung-Nachverfolgung (Wiedervorlage) ist und es nur noch verschiedene Rottöne gibt, müssen Sie sich umorganisieren. Ihre bisherigen Fahnen werden alle “Rot ohne Datum” und landen allesamt in der Vorgangsliste.
    Sie können die roten Fahnen anklicken und damit “erledigen”. Oder Sie können Sie mit der rechten Maustaste anklicken und die “Kennzeichnung löschen”. Im ersten Fall gibt es ein Häkchen, im zweiten eine weiße Fahne.
    Danach müssen Sie sich umorganisieren. Verwenden Sie die Kategorien für die farbliche Kennzeichnung und die Fahnen für Erinnerungen.
  • Aufgaben
    Sind jetzt aufgeteilt in eine Vorgangsliste (alle Erinnerungen ohne Termine) und die eigentlichen Aufgaben.
  • Gruppenzeitpläne
    Ehemalige Gruppenzeitpläne werden zu Kalendergruppen und erscheinen direkt im linken Navigationsbereich unter Ihrem eigenen Kalender. Sie haben also möglicherweise wesentlich mehr Kalender als früher.
  • Autovervollständigen
    Früher war nur an Ihrem eigenen PC die Autovervollständigen-Liste vorhanden, sie wandert jetzt mit und wird auch an einem anderen PC angezeigt.
  • Suggested Contacts
    Mailanschriften, die Sie verwenden, die aber keinem Ihrer Kontakte gehören, werden dort automatisch gesammelt. Sie können daraus einfach durch Ziehen in den Kontakt einen echten, dauerhaften Kontakt machen.
  • Mehrere Exchange-KontenWer neben der eigenen Mailanschrift in der Firma auch noch zuständig ist für ein Infopostfach kann jetzt von der IT beide zur Verfügung gestellt bekommen. Sie müssen dann nicht mehr über eine Anmeldung gehen, sondern können direkt verschiedene Konten wählen.
  • Abwesenheitsassistent
    Heißt jetzt “Automatisch antworten” und findet sich unter “Datei / Informationen”. Sie können jetzt zwischen internen und externen Empfängern unterscheiden und zwei verschiedene Texte verfassen.
  • Vorschau auf Dateianhänge
    Das ist kein eigener Befehl mehr, ein Klick auf den Anhang in der Mail schaltet automatisch in die Vorschau – ein Klick auf “Nachricht” unterhalb des Menübandes führt wieder zurück zur Mail.

Entfallen sind diese Funktionen:

  • Mehrfarbige NachverfolgungsfähnchenSind jetzt alle rot – siehe dazu oben “Nachverfolgung (Fähnchen)”.
  • Kalenderanzeige “Woche in zwei Spalten”Die Darstellung einer Woche zu drei Tagen untereinander in zwei Spalten nebeneinander ist ersatzlos gestrichen. Sie ist nur noch als Ausdruckmöglichkeit vorhanden und heißt dort “Wochenagendaformat”.
  • Anzeige von Uhrzeiten im KalenderNur noch in der Monatsansicht sehen Sie die Uhrzeiten in einem Termin – in der Tages- oder Wochenansicht ist das entfallen und kann auch nicht eingestellt werden.
  • Organisieren
    Nach Farben organisieren können Sie über “Ansicht / Ansichtseinstellungen / Bedingte Formatierung”.
  • Word als E-Mail-Editor
    Sie können nicht wählen, ob Sie Word als E-Mail-Editor verwenden oder nicht. Im Hintergrund wird immer eine Art “Mini-Word” gestartet, ohne dass Sie als Anwender direkt ein aktives Word-Fenster sehen.
  • Schattieren von Gruppenüberschriften
    Gibt’s nicht mehr – die Überschrift “Heute” oder “Gestern” im Posteingang wird nicht mehr grau unterlegt.
  • Senden aus Office: Dokument als MailAus Word, Excel oder PowerPoint können Sie Dokumente nur noch als Anhänge versenden. In Office 2003 war es noch möglich, die Dateien in das Mail-Text-Fenster zu integrieren. Ebenfalls entfallen sind die Optionen “Senden zur Überarbeitung” und in Word “Senden an Verteilempfänger”.

Morgen geht es weiter mit den Einstellungen, die Sie sich am ersten Tag einrichten sollten.

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