Umstieg von 2003 auf 2010 – Outlook einrichten

Am ersten Tag nach dem Umstieg sollten Sie als Anwender einmal durch das Programm wandern und sich häuslich einrichten.

  • BCC
    Als Adressatenfeld sehen Sie standardmäßig AN und CC, das Feld BCC  müssen Sie sich einmalig aktivieren. Das war auch in früheren Outlook-Versionen schon so.
    Erstellen Sie eine neue Mail und klicken Sie auf Optionen. Dort können Sie BCC aktivieren. Schließen Sie die Mail, sie muss nicht gespeichert werden. Ab jetzt wird in jeder neuen Mail BCC angezeigt.
  • VON
    Wenn Sie das Recht haben, im Auftrag eines anderen Mitarbeiters oder Ihre Chefs Mails zu senden, brauchen Sie das Feld VON. Auch das wird in einer neuen Mail aktiviert: “Optionen / VON” anklicken. Im Unterschied zu früher können Sie die Namen nach dem ersten Verwenden direkt aus der Liste wählen.
  • Statusleiste
    Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Statusleiste des Programms und wählen Sie aus, was Sie dort sehen wollen. Sinnvoll sind die Erinnerungen und die ungelesenen Elemente.
  • Posteingang LesebereichUnter “Ansicht / Lesebereich” schalten Sie den Lesebereich ein oder aus. Mit den Optionen können Sie bei eingeschaltetem Lesebereich definieren, wann eine Mail gelesen ist.
  • Posteingang AufgabenleisteEntscheiden Sie unter “Ansicht / Aufgabenleiste” ob Sie die rechte Leiste sehen wollen und welche Elemente darin erscheinen sollen. Für Sekretariate, die kaum eigene Termine im Kalender haben, ist es sinnvoll, die Termine zu deaktivieren und dafür bei “Optionen” die Anzahl der Monatszeilen auf 2 oder 3 zu erhöhen.
  • Nachverfolgung
    Alle Fahnen, die automatisch als “Rot ohne Datum” übernommen wurden, setzen Sie entweder auf “Erledigt” oder “Kennzeichnung löschen”. Klicken Sie die Fahnen mit der rechten Maustaste an und wählen Sie die Option, die Sie brauchen.
    Wenn Sie die rechte Maustaste klicken, können Sie sich auch gleich den Schnellklick festlegen: welche Aktion wird durchgeführt, wenn Sie einen weiße Fahne mit der linken Maustaste anklicken?
  • Kategorien
    Klappen Sie unter “Start / Kategorien” die Liste “Alle Kategorien” auf und löschen Sie überflüssige Kategorien. Für die anderen weisen Sie Farben zu, benennen Sie sie um, wenn die Namen ungünstig sind.
    Legen Sie hier auch gleich den Schnellklick fest: welche Kategorie wird zugewiesen, sobald Sie in der Kategorienspalte die linke Maustaste klicken?
  • Datei / Optionen
    • E-MailIn den “Editoroptionen” finden Sie die AutoKorrektureinträge und die Rechtschreibung – ein Kontrollblick ist hier sinnvoll. Bei “Erweitert” können Sie noch ein paar Dinge für das Schreiben einstellen.
    • Kontrollieren Sie unter “Signaturen”, ob dort alles übernommen wurde und legen Sie eventuell neue  Signaturen an.
      Die restlichen Optionen sollten Sie einmal durchrollen, ob das alles Ihren Wünschen entspricht. In einer Firma ist möglicherweise nicht alles durch die Anwender zu ändern, dann sind die Funktionen ausgegraut und nicht wählbar.
    • Kalender
      Hier sollte der erste Wochentag “Montag” und die erste Jahreswoche “Erste 4-Tage-Woche” sein. Entscheiden Sie, ob Sie für jeden Termin eine Standarderinnerung haben wollen – ich will das nicht!
      In den “Anzeigeoptionen” stellen Sie ein, ab wann die Kalender in der Planungsansicht gezeigt werden (also untereinander statt nebeneinander).
    • Kontakte
      Die Namensreihenfolge ist sinnvoll “Vorn. (Vorn.2) Nachn.” und die Ablagereihenfolge “Nachn. Vorn.”
    • Durchsuchen
      Standardmäßig wird nur der aktuelle Ordner durchsucht und alle Ordner erst auf Anfrage. Die gefundenen Begriffe werden gelb markiert. Beides können Sie ändern.
    • Erweitert
      Wenn Sie statt “Posteingang” als Startordner lieber “Outlook Heute” haben, dann klicken bei “Starten und Beenden von Outlook” auf “Durchsuchen” und wählen Ihren Postfachnamen.
  • Anzeige der Kontakte bei “An”Es kann vorkommen, dass beim Suchen einer Mailanschrift aus den eigenen Kontakten die Namen nicht nach “Nachname Vorname” angezeigt werden. Standardmäßig zeigt Outlook beim Klick auf “An” die eigenen Kontakte in der Form “Vorname Nachname” an. Das müssen Sie einmalig umstellen unter “Datei / Informationen / Kontoeinstellungen / Kontoeinstellungen”, dann auf das Register “Adressbücher” klicken und dort das Outlook-Adressbuch markieren. Auf “Ändern” klicken und einstellen “Namen ordnen: wie Speichern unter”. Alles mit OK bestätigen.
  • Kalender
    Entscheiden Sie, ob Sie die tägliche Aufgabenliste anzeigen wollen. Mit “Ansicht / Tägliche Aufgabenliste” lässt sich die Anzeige minimiert oder normalgroß anzeigen. Entscheiden Sie hier auch, ob erledigte Aufgaben angezeigt werden oder nicht – klicken Sie auf “Ansicht / Tägliche Aufgabenliste / Anordnen nach”.
  • Aufgaben
    Für die eigentlichen Aufgaben stellen Sie über “Ansicht /  Ansicht ändern” ein, ob Sie die aktiven Aufgaben, die der nächsten 7 Tage oder alle sehen möchten.

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