Outlook – Stellvertretung

Die einfachste Art, anderen einen Zugriff auf Ihren Kalender, Ihre Aufgaben oder Ihren Posteingang zu geben, ist die Stellvertretung.

Die Voraussetzung ist, dass Sie über Exchange verfügen – Outlook alleine bietet diese Funktion nicht.

Stellvertreter-Rechte gibt es für alle Outlook-Module. Abgesehen vom Posteingang können Sie als Stellvertreter die Ordner genauso öffnen, als wenn Ihnen per Berechtigung die Rechte vergeben wurden.
Sie finden die Stellvertreter-Rechte unter “Datei / Informationen / Kontoeinstellungen / Zugriffsrechte für Stellvertretung”. Klicken Sie auf “Hinzufügen” und wählen Sie aus dem Adressbuch denjenigen aus, der Ihr Stellvertreter werden soll. Sie können mehrere Stellvertreter mit verschiedenen Rechten bestimmen.

29.09.2012_ 0000

Sobald Sie einen  Namen hinzugefügt haben, erscheinen die Berechtigungen.
Es gibt für alle Module jeweils vier Stufen:

  • Keine: der Ordner ist nicht sichtbar
  • Prüfer: ein reines Leserecht
  • Autor: Lesen und erstellen neuer Elemente
  • Bearbeiter: Lesen, erstellen, verändern und löschen von Elementen

Stellvertreter für Kalender, Aufgaben, Kontakte, Notizen oder Journal können anschließend dieses Modul öffnen. Das beschreibe ich morgen für Kalender und Co.

Besonderheit Kalender

Überlegen Sie gut, ob Ihr Stellvertreter Kopien der Besprechungsnachrichten erhalten soll, die an Sie gerichtet sind! Für den Stellvertreter ist nicht auf den ersten Blick ersichtlich, dass nicht er eingeladen ist, sondern SIE! In Firmen führt das immer wieder zur Verwirrung … vor allem, wenn der Stellvertreter mit diesem Recht wiederum einen Stellvertreter für sich selber einrichtet – und das Häkchen ebenfalls setzt.

Besonderheit Private Elemente

Standardmäßig kann der Stellvertreter keine privaten Elemente sehen – also weder Mails mit der Kennzeichnung “Privat” noch Termine oder Kontakte, die Sie selber “Privat” gekennzeichnet haben. Wenn Sie wollen, dass Ihr Stellvertreter auch Ihre privaten Elemente lesen kann, dann können Sie hier ein Häkchen setzen. Aber Vorsicht! Damit kann Ihr Stellvertreter auch private Mails lesen. Das ist nicht in allen Firmen erwünscht!

Besonderheit Posteingang

Mit den Berechtigungen Prüfer, Autor oder Bearbeiter für den Posteingang geht das Recht einher, in Ihrem Namen Mails senden zu können. Wenn ich das Recht “Bearbeiter” für meinen Mann einrichte, dann kann er Mails in meinem Namen senden, die so gekennzeichnet sind: Ulrich Bork im Auftrag von Pia Bork. Beide Namen sind immer ersichtlich!
Allerdings kann ein Posteingang, der nur über die Stellvertretung freigegeben wurde, nicht dauerhaft als weiteres Postfach eingebunden werden. Dazu ist das “Freigaberecht” notwendig. Ein über die Stellvertretung freigegebenes Postfach kann nur über “Datei / Öffnen / Ordner eines anderen Benutzers” geöffnet werden und schließt sich, sobald Sie Outlook beenden.

Hinterlasse jetzt einen Kommentar

Kommentar hinterlassen

E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.


*