Outlook – Posteingang freigeben

Die Freigabe von Kalender, Aufgaben oder Kontakten ist einfach – das Hinzufügen eines anderen Kalenders auch. Beim Posteingang oder anderen Postordnern ist mehr Arbeit notwendig.

Ganz wichtig: Zuerst muss die Freigabe erfolgen! Wenn Sie zu früh versuchen, den Ordner hinzuzufügen, obwohl er noch nicht freigegeben ist, dann müssen Sie alles rückgängig machen und erneut versuchen!

Freigabe

Sie müssen zwei Schlüssel vergeben: das Postfach muss freigegeben werden und danach der Posteingang (oder die Gesendeten Objekte, die Entwürfe). Stellen Sie sich Ihr Outlook-Postfach als einen versperrten Raum mit zugeschlossenen Schränken vor: Ihr Vertreter braucht den Schlüssel zum Raum und zu jedem Schrank.

Der Raum ist das Postfach, die Schränke sind die Ordner. Rot umrandet ist das Postfach – der Raum; alle Ordner darunter sind die einzeln versperrten Schränke. Wenn ich Ihnen meinen Posteingang, die Entwürfe und die Gesendeten Objekte freigeben will, dann brauchen Sie von mir drei Schlüssel – drei Freigaben: Postfach, Posteingang, Entwürfe und Gesendete Objekte.

24.09.2012_ 0002

Beginnen Sie mit dem Postfach. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die oberste Ebene und wählen Sie “Ordnerberechtigungen”. Mit “Hinzufügen” fügen Sie denjenigen hinzu, dem Sie Rechte vergeben wollen. Im Postfach wird das Recht “Lesen: Alle Details” vergeben, nichts sonst.

Dann klicken Sie einen Ordner nach dem anderen mit rechts an und wählen jeweils “Eigenschaften / Berechtigungen”. Mindestens ein Leserecht braucht der andere.

24.09.2012_ 0003

Diese Berechtigung sind typisch für Chef –> Sekretariat: Lesen, Erstellen und Bearbeiten sind erlaubt, Löschen nicht. Erstellen ist beispielsweise das Beantworten und Weiterleiten, zum Bearbeiten zählt auch das Ausdrucken!

Diese Rechte müssen Sie für ALLE Ordner und Unterordner separat vergeben! Sie als Anwender können keine Berechtigungen für bestehende Unterordner in einem Rutsch vergeben. Neue Unterordner erben allerdings das Recht des bestehenden Ordners.

Morgen lesen Sie, wie Sie sich ein freigegebenes Postfach dauerhaft hinzufügen.

Hinterlasse jetzt einen Kommentar

Kommentar hinterlassen

E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.


*