Word – Text aufräumen

Ein kleines Beispiel für schnelles Arbeiten mit “Suchen und Ersetzen”. Gegeben war dieser Text:

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Es waren insgesamt zwei A4-Seiten mit 20 Punkten.

Ziel war, die Nummerierungen frei zu stellen – die Zahl vorne links, dann ein TAB und ein hängender Einzug auf 1 cm. Dazu müssen die weichen Zeilenschaltungen durch Absatzmarken ersetzt werden und die Ziffern am Ende einen TAB bekommen.

Schritt 1: Ersetze alle Stellen mit doppelten Zeilenschaltungen durch eine Absatzmarke.
Schritt 2: Ersetze alle Ziffern, die von einem Punkt und einem Leerschritt gefolgt werden durch die Ziffer mit einem TAB dahinter.

Los geht es mit “Start | Ersetzen”. Klicken Sie auf “Erweitern” und stellen Sie den Cursor in das Feld neben “Suchen nach:”. Klicken Sie auf “Sonderformat” und dort auf “Manueller Zeilenumbruch” – zweimal hintereinander. Sie sehen jetzt zweimal ^l im “Suchen”-Feld.

Stellen Sie den Cursor neben “Ersetzen durch” und wählen Sie “Sonderformat | Absatzmarke” – es erscheint ^p.

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Klicken Sie auf “Alle ersetzen”. Word meldet mir 18 Ersetzungen.

Jetzt kommen die Zahlen dran: Suche nach einer beliebigen Zahl gefolgt von Punkt und Leerschritt (^#. ). Den Leerschritt sehen Sie unten nicht. Ersetze es durch “Suchen nach Text” – damit ist der Text gemeint, der im “Suchen nach”-Feld steht, also die Ziffern mit Punkt und Leerschritt gefolgt von einem Tabulator (^&^t).

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Ebenfalls wieder “Alle ersetzen”. Jetzt kann das Dokument markiert werden und mit “Start | Absatz | Sondereinzug Hängend: 1 cm” wird alles noch formatiert.

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Zeitaufwand: weniger als 1 Minute. Wer sich an den Leerschritten nach Zahl und Punkt stört, kann suchen nach Punkt-Leer-Tab und es ersetzen durch Punkt-Tab.

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Warum kann ich nicht suchen nach Zahl-Punkt-Leer-Tab und es ersetzen? Der Suchausdruck müsste dann so aussehen: Suche nach “^#. ^t” und ersetze durch “^&.^t” …. oder? Nein, leider nicht. Denn ^& steht für den gesamten “Suchen nach”-Text. Daraus würde dann Zahl-Punkt-Leer-Tab-Tab – in kursiv ist der “Suchen-nach-Text” geschrieben. Er würde wiederholt und durch Tab ergänzt. Das kann also nicht zielführend sein.

Darum suche ich Zeichen, die ich auch ersetzen kann; die Zahl ist es leider nicht, sie ist in jedem Absatz anders. Ab dem Punkt bleibt es gleich und ich kann Punkt einfach durch Punkt ersetzen.

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