Sommerakademie – Teil 5: Outlook-Kontakte Lösung

Ich habe am Montag, den 28.08.2017, drei Aufgaben gestellt: wie sehe ich die zuletzt geänderten Kontakte, wie kann ich die „Karten“-Ansicht anpassen  und wie kann ich eine Liste ausschließlich mit Kontaktgruppen erstellen? Ich hoffe, Sie sind zu einer Lösung gekommen, auch wenn die letzte Aufgabe ziemlich knifflig war! Hier kommt die Lösung.

    1. Wie müssen Sie die Liste einrichten, um nach dem Änderungsdatum sortieren zu können?
      Sie brauchen eine weitere Spalte mit dem Änderungsdatum. Gehen Sie auf den Kontaktordner und wählen Sie zuerst “Ansicht | Ansicht ändern” und dann die “Liste”. Anschließend klicken Sie auf “Ansicht | Ansichtseinstellungen | Spalten”. Wählen Sie “Verfügbare Spalten auswählen aus: Alle Kontaktfelder”. Markieren Sie “Geändert” und klicken Sie dann auf “Hinzufügen”. Sie können auch zusätzlich noch das Feld “Erstellt” wählen und hinzufügen.
    2. Die Ansicht “Karte” soll so eingestellt werden, dass nur die wichtigsten Felder angezeigt werden. Es sollen immer alle Felder angezeigt werden, auch wenn sie nicht gefüllt sind.
      Außerdem sollen  Kontaktgruppen in roter Schrift besser hervorgehoben werden.

      Wählen Sie wieder wie oben “Ansicht | Ansicht ändern” und dann “Karte”. Und auch hier wieder “Ansicht | Ansichtseinstellungen | Spalten”. Wählen Sie alle Felder, die Sie sehen wollen: Telefon, Mail, Mobil. Alle Felder, die Sie nicht brauchen, markieren Sie und klicken Sie auf “Entfernen”. Wenn alle Spalten stimmen, wählen Sie im gleichen Dialog “Weitere Einstellungen”, aktivieren Sie “Leere Felder anzeigen” – damit erreichen Sie, dass die Karten immer gleich groß sind. Sie können auch gleich die Breite der Karten einstellen und bestimmen, welche  Schriftgröße für die Überschriften und den Inhalt verwendet werden sollen. Zum Schluss klicken Sie (immer noch im gleichen Dialog) auf “Bedingte Formatierung”. Klicken Sie “Kontaktgruppenelement” an und dann “Schriftart” – verwenden Sie z. B. rot und fett.
    3. Legen Sie eine Ansicht an, in der nur die Kontaktgruppen gezeigt werden.
      Das ist erstaunlich unbequem! Es gibt kein offensichtliches Merkmal, dass einen Kontakt von einer Kontaktgruppe unterscheidet. Sie müssen also erst einmal das Unterscheidungsmerkmal finden. Wenn man sich die Listenansicht anschaut, lässt sich erkennen, dass die Symbole anders sind: ein Kärtchen für Einzelkontakte und “Männlein” für die Kontaktgruppe. Das nützt uns aber nicht viel. Es gibt aber eine Spalte, die dieses Symbol als Text ausgibt: die Nachrichtenklasse. Lassen Sie sich probehalber in einer Listenansicht die Spalte “Nachrichtenklasse” aus der Kategorie “Alle Kontaktfelder” anzeigen.

      06.08.2017_ 0002

      Und hier sehen Sie den Namen: IPM.Contact für einen Einzelkontakt und IPM.DistList für die Kontaktgruppe. Das steht für “Distributionlist” – also Verteilerliste. Das kann nun als Filterkriterium verwendet werden.
      Wählen Sie Ihre Ansicht – das kann eine Liste sein oder eine Karten- bzw. Visitenkartenansicht sein. Gehen Sie dann auf “Ansicht | Ansichtseinstellungen | Filtern”. Klicken Sie auf das Register “Erweitert”. Klappen Sie die Auswahl “Feld” auf und wählen Sie “Alle Kontaktgruppenfelder” und dann “Nachrichtenklasse”. Tragen Sie ein “Bedingung: enthält” und “Wert: distlist”. Klicken Sie auf “Zur Liste hinzufügen” und bestätigen Sie mit “OK”.06.08.2017_ 0003

 

Am Montag, den 04.09.2017, geht es weiter mit dem vorletzten Beitrag zu Sommerakademie: ein Quiz zu Word,  Excel, PowerPoint und Outlook wartet auf Sie! Testen Sie Ihr Wissen um die vier großen Office-Programme.

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