Sommerakademie – Teil 4: Excel und Word Lösung

Am Montag habe ich gefragt, wie Sie in Excel und Word eine Postleitzahl wechselnd mal mit vier und mal mit fünf Stellen  formatieren – wenn die Standardlösung „Formatiere die Spalte als Text“ nicht in Frage kommt. Das gleiche Problem galt es auch zu lösen für die Ausgabe in einen Word-Serienbrief. Hier ist meine Lösung:

    1. In der Excel-Tabelle soll automatisch eine fünfstellige PLZ verwendet werden, wenn das Land “Deutschland” ist.
      Verwenden Sie eine bedingte Formatierung! Markieren Sie die Spalte D mit der Postleitzahl. Wählen Sie “Start | Bedingte Formatierung | Neue Regel: Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden”. Tragen Sie ein:
      =C1=”Deutschland”
      Achten Sie darauf, dass C1 nicht absolut wird (keine Dollarzeichen!) und dass “Deutschland” wirklich in Anführungszeichen gefasst wird.03.08.2017_0002Klicken Sie auf “Formatieren” und dann auf das Register “Zahlen”. Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten: Sie wählen “Benutzerdefiniert” und tippen fünf Nullen ein oder Sie wählen “Sonderformat” und dann “Postleitzahl”. Bitte nicht “Postleitzahl (D)” verwenden, weil damit der Buchstabe “D” vor die Postleitzahl gesetzt wird, was nicht erlaubt ist.
    2. Ein Serienbrief basierend auf dieser Tabelle soll die ebenfalls Formatierung so anzeigen: fünf Stellen mit führender Null für Deutschland, ansonsten vier Stellen.
      Zahlenformate oder Postleitzahlformate werden von Excel nicht an Word übergeben, Sie müssen also in Word das Seriendruckfeld nachformatieren.
      Erstellen Sie zuerst einen Serienbrief oder –etiketten mit “Sendungen | Seriendruck starten”. Ich habe mich für Etiketten entschieden. Im zweiten Schritt klicken Sie auf “Empfänger auswählen” und suchen nach der Excel-Tabelle. Platzieren Sie den Cursor an die Stelle, an der die Postleitzahl eingefügt werden soll und klicken Sie auf “Sendungen | Regeln | Wenn…Dann…Sonst”.
      Feldname: Land
      Vergleich: Gleich
      Vergleichen mit: Deutschland
      Dann diesen Text einfügen: Drücken Sie STRG+F9 für die leere Feldklammer und tippen Sie zwischen die Klammern “mergefield Postleitzahl \# 00000” – ohne die Anführungszeichen, die ich hier im Blog verwende. Schauen Sie auf den Screenshot!
      Sonst diesen Text einfügen: Wieder STRG+F9 für das leere Feld und dann “mergefield Postleitzahl”.03.08.2017_0003So wird für Deutschland die Formatierung mit fünf Stellen – und einer führenden Null – übergeben, für die beiden anderen Länder wird die Postleitzahl übernommen, wie sie ist.

 

Die beiden fertigen Dateien können Sie hier herunterladen:

Sommerakademie PLZ fertig
Sommerakademie PLZ

Sie müssen die Verbindung zwischen der Word- und der Excel-Datei neu erstellen.

Am Montag geht es weiter mit Teil 5 der Sommerakademie! Bleiben Sie dran, es gibt wieder etwas zu lernen!

3 Kommentare

  1. =IF($A2=“Deutschland“;TEXT($B2;“00000″);$B2)

    Nachtrag des Absenders:
    =TEXT(A2;”00000”)
    Hallo, meine letzte Email war ein Versehen. Die Textfunktion verwandelt die Zahlen ja in Text um. Und das sollte ja hier nicht der Fall sein.

    • Danke für die Antwort. Es sollte nicht in die bedingte Formatierung. Aber die Anleitung hieß ja, dass die PLZ nicht als ‚Text‘ formatiert werden sollte, sondern eine Zahl sein sollte.

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