Outlook – Kalendereinträge einfärben

Ein Termin wird standardmäßig in der Farbe des Kalenders gefärbt – wähle ich als Kalenderfarbe “blau”, sind auch meine Termine erst einmal “blau”.

Eine andere Farbe wird automatisch zugewiesen, wenn Sie einem Termin eine Kategorie zuweisen. Der Termin wird dann in der Farbe der Kategorie eingefärbt.

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Sie sehen oben einen Termin in Blau: die “Anreise”. Reisen haben bei mir immer die Kategorie “Reise” mit blauer Kategorienfarbe. Das Einfärben folgt automatisch, sobald die Kategorie zugewiesen ist.
Es gibt aber auch die Möglichkeit, Termine automatisch anhand von Bedingungen einzufärben. Beispielsweise alle Termine mit dem Besprechungsort “Frankfurt” sollen hellgrün werden.

  • Klicken Sie im Kalender auf “Ansicht / Ansichtseinstellungen / Bedingte Formatierung”
  • Klicken Sie auf “Hinzufügen” und vergeben Sie einen Namen
  • Wählen Sie die Schaltfläche “Bedingung” und rufen Sie das Register “Erweitert” auf

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  • Klappen Sie die Liste mit Klick auf “Feld” auf und zeigen Sie auf “Alle Terminfelder”
  • Wählen Sie aus der Liste “Termin-/Besprechungsort”
  • Tragen Sie ein “Termin-/Besprechungsort – enthält – Frankfurt”

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  • Klicken Sie auf “Zur Liste hinzufügen” und bestätigen Sie den Dialog mit OK
  • Im Dialog “Bedingte Formatierung” wählen Sie anschließend die Farbe

Schließen Sie alle Dialoge mit OK. Alle neuen Termine, die Sie mit dieser Ortsangabe erstellen, werden eingefärbt. Leider wirkt sich das nicht rückwirkend aus.

Tipp: Sie können auch alle Termine farbig einfärben, die auswärts stattfinden. Bei mir ist das: Alle Termine, die nicht in München sind. Die Bedingung lautet dann “Termin-/Besprechungsort – enthält nicht – München”:

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