Word – Feld Fill-in für Bausteine

Fill-in erzeugt einen Abfragedialog, in den Sie Text eintragen können, der dann an der Stelle des Feldes in das Dokument geschrieben wird.

Ein möglicher Anwendungsfall sind Schnellbausteine mit variablen Einträgen. Beispielsweise der simple Satz “Bitte melden Sie sich am xxxx um xxxx bei xxxx.” Die Variablen Datum, Uhrzeit und Ansprechpartner sollen abgefragt und jeweils an die Stelle von xxxx gesetzt werden.

Hinweis: Das beschriebene Vorgehen gilt für Word 2010 – der Vorgänger 2007 verhält sich sehr unpraktisch und fragt schon, wenn der  Baustein nur im Organizer angezeigt wird. In 2007 rate ich darum von diesem Feld ab.

Schreiben Sie “Bitte melden Sie sich am ” in das Dokument. Die erste Variable ist das Datum.

  • Klicken Sie auf “Einfügen / Schnellbausteine / Feld”
  • Blättern Sie in der Liste der Feldnamen nach unten bis “Fill-in” erscheint, klicken Sie es an.
  • Tippen Sie rechts daneben die Eingabeaufforderung, beispielsweise “Bitte geben Sie das Datum ein”. Bestätigen Sie mit OK.

16.10.2012_ 0000
Es wird sofort der Dialog aufgerufen, den Sie später auch sehen werden. Sie können in den Dialog etwas eintragen oder ihn leer lassen. Bestätigen Sie ihn mit OK.

16.10.2012_ 0001

Je nachdem, ob Sie den Dialog mit einem Beispieldatum ausgefüllt haben oder nicht, sehen Sie jetzt den Beispieltext in Ihrem Satz oder der Cursor steht an einer Leerstelle. Das Feld selber ist unsichtbar und wird nur angezeigt, wenn Sie die Felder anzeigen lassen: ALT+F9 zeigt alle  Felder im Dokument an und verbirgt sie wieder.

Schreiben Sie jetzt den Satz weiter und erzeugen Sie für jede Variable das “Fill-in”-Feld. Zum Schluss sieht der Satz mit eingeblendeten Felder so aus:

16.10.2012_ 0002

Markieren Sie den gesamten Satz und legen Sie ihn als Baustein an: “Einfügen / Schnellbausteine / Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern”. Vergeben Sie einen Namen.

Rufen Sie den Baustein auf. Es wird eine Variable nach der anderen abgefragt.

Tipp: Die Dialoge lassen sich nicht direkt mit ENTER bestätigen. Sie müssen entweder mit der Maus auf OK klicken oder aus dem Textfeld heraus einmal TAB drücken und dann ENTER. TAB springt aus dem Textfeld auf den nächsten Button – das ist OK.

Verwandt mit “Fill-in” ist das Feld “Ask”. Der Unterschied ist die Position, an die der Text geschrieben wird. Fill-in füllt den Text an der Stelle ein, an der das Feld steht; Ask nimmt den Text auf und schreibt ihn an die Stelle einer Textmarke.

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