OneNote – Sinn und Unsinn

Ich stehe OneNote sehr ambivalent gegenüber. Es ist ein tolles Programm, um Materialien für eine Hausarbeit zu sammeln oder sich auf eine Reise vorzubereiten. Es ist auch toll, um auf einem privaten Computer eine Wissensdatenbank über Ornithologie und Botanik aufzubauen. Aber es ist nur sehr bedingt geeignet, um im Büro Informationen zu speichern.

  • Eine Notiz zu einem Termin liegt in OneNote und ist nicht auf den ersten  Blick sichtbar – wer nicht auf die Idee kommt, auf das OneNote-Symbol zu klicken, um zu gucken, ob es da eine Notiz gibt, findet nie die dazu gehörenden Notizen.
  • OneNote-Notizen liegen außerhalb der gängigen Wissensstrukturen der Firma: nicht im Dokument-Management-System, nicht im Intranet, nicht in der Kontaktdatenbank, nicht in der Knowledge-Base.

Mit OneNote wird eine Schattenwirtschaft aufgebaut – das gleiche Problem, das mich an Outlook so stört. Mails liegen in einem persönlichen Postfach und sind nicht zugänglich für andere Mitarbeiter. Wenn es kein Dokument-Management-System gibt, in das generell alle firmenrelevanten Mails gespeichert werden, entziehen sich diese Informationen dem Firmenwissen.

Wenn Sie also OneNote nutzen, achten Sie darauf:

  • Firmenrelevante OneNote-Notizbücher müssen so gespeichert werden, dass sie für alle zugänglich sind
  • Die Benennung der Kategorien (das werden eigene Dateien) muss so sein, dass man aus dem Dateinamen Rückschlüsse auf den Inhalt ziehen kann
  • Es muss für alle Mitarbeiter deutlich werden, wo welche Informationen  zu finden sind
  • Sind alle Informationen über ein Dokument-Management-System verfügbar, müssen  dort Hinweise auf OneNote angebracht werden – denn OneNote-Dateien lassen sich in den mir bekannten Dokument-Management-Systemen nicht unterbringen

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