Outlook – Termin “Anzeigen als”

Ein Termin hat vier (seit Neuestem fünf) Abwesenheitskategorien. Sie werden gewählt über “Termin | Anzeigen als”. In allen Outlook-Versionen gibt es:

  • Frei – Kennzeichnungsfarbe im linken Randstreifen weiß
  • Mit Vorbehalt – hell violett gestreift
  • Beschäftigt – hell violett gefüllt
  • Abwesend – dunkel violett gefüllt

In Outlook 2016 ist dazugekommen “An anderem Ort tätig” mit der Kennzeichnung violetter Punkte.

 

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Ein Ereignis (ganztägig) ist automatisch “Frei”. Wenn Sie also einen mehrtägigen Urlaub oder ein Seminar über drei Tage eintragen und die Option “Ganztägig” aktivieren, setzt Outlook den Termin auf “Frei”. Das hat nicht nur eine weiße, also nicht sichtbare Kennzeichnungsleiste zur Folge. Auch bei Besprechungsanfragen werden “freie” Termine nicht als Belegtzeiten signalisiert. Der Einladende weiß nicht, dass Sie einen Termin eingetragen haben.

Achten Sie bei Ereignissen immer darauf, dass Sie sie auf “Beschäftigt” oder eine der anderen Optionen setzen, wenn andere wissen müssen, dass Sie beschäftigt sind.

Bei einem bestehenden Termin lassen sich die Kennzeichnungen auch über die rechte Maustaste verändern. Klicken Sie den Termin mit rechter Maustaste an und wählen Sie “Anzeigen als”:

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Ein Ereignis, das tatsächlich “Frei” ist, wäre ein Geburtstag oder ein Jubiläum. Das findet an diesem Tag statt, beschäftigt Sie aber nicht 24 Stunden. Es sei denn, Sie sind den ganzen Tag mit Kuchenessen und Händeschütteln beschäftigt.

Die Kennzeichnungen werden im Kalender leider nicht sehr deutlich angezeigt. Unten sehen Sie fünf Termine mit den Kennzeichnungen am linken Randbalken … deutlich ist anders:

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Welche Kennzeichnung Sie wann verwenden, müssen Sie im Kollegenkreis absprechen. Bewährt hat sich:

  • Beschäftigt: ich bin im Haus und z. B. in einer Besprechung, sollte nicht gestört werden, aber ich bin im Notfall erreichbar
  • Abwesend: ich bin außer Haus und nicht erreichbar, meistens verwendet für mehrtägige Abwesenheiten wie Urlaub, Seminare oder ähnliches, aber auch für längere Besprechungen außer Haus
  • Mit Vorbehalt: ich werde den Termin eventuell wahrnehmen, ich kann mich aber auch für einen anderen Termin entscheiden
  • An anderem Ort tätig: ich bin außer Haus, aber ich bin erreichbar, z. B. bei einem Kunden oder im Home-Office
  • Frei: ich habe mir etwas vermerkt, bin aber ansprechbar und nicht dauerhaft beschäftigt

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