Word – Serienetikett (1)

Weihnachten naht – und in den Firmen beginnt der Seriendruck-Stress. Darum beginne ich heute eine kurze Serie über den Druck von Serienetiketten.

Zuerst müssen Sie bestimmen, welche Etiketten von welchem Hersteller Sie verwenden. Dann wird die Adressliste damit verbunden, die Etiketten werden kontrolliert und anschließend zusammengeführt und ausgedruckt.

Starten Sie mit “Sendungen / Seriendruck starten / Etiketten” und achten Sie darauf, dass Sie wirklich exakt diesen Befehl verwenden. Es gibt im gleichen Register noch die Einzeletiketten, die einfach nur “Etiketten” oder in der älteren Variante von Word 2010 “Beschriftungen” heißen. Damit geht es nicht. Glauben Sie mir!
Also “Sendungen / Seriendruck starten / Etiketten”, dann Hersteller und Etikettentyp wählen. Mit Klick auf “OK” wird eine Tabelle erzeugt, die die Größe der Etiketten für eine Seite vorgibt. Mit “Empfänger auswählen” verbinden Sie den Etikettenbogen mit der Adressenliste – aus Excel, aus einer Wordtabelle oder aus den Outlook-Kontakten.

Achten Sie darauf, dass der obere und untere Seitenrand mit dem Etikettenbogen übereinstimmt. Wer mit Firmenvorgaben startet, muss besonders gut hingucken – einige Firmen haben in der Fußzeile auch des leeren Dokumentes den Dateinamen oder eine Dokument-ID stehen. Bitte alles löschen!

Manche Etikettenbögen werden fast ohne Rand oben und unten gedruckt. Dann müssen Sie dafür sorgen, dass die Kopf- und Fußzeilenabstände auf 0 cm stehen (oder so klein, wie es Ihr Drucker erlaubt).
Jetzt den Cursor in das erste Etikett stellen und dort auch bleiben, Sie haben nichts in den folgenden Etiketten zu suchen. Das übernimmt Word alles für Sie.

Klicken Sie auf “Seriendruckfelder einfügen” und stellen Sie die Anschrift zusammen – aber nur für das erste Etikett!

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Klicken Sie dann auf “Etiketten aktualisieren” – und wie versprochen hat Word alles für Sie übernommen. Die Anschriftenfelder stehen jetzt in jedem Etikett.

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Ganz wichtig ist, dass “Nächster Datensatz” ab dem zweiten Etikett vor dem ersten Seriendruckfeld steht. “Nächster Datensatz” darf weder in das erste Etikett geschrieben werden noch darf es am Ende der Etiketten stehen.

Alle Formatierungen werden auf dem ersten Etikett gemacht und immer mit “Aktualisieren” übertragen.

Morgen geht es weiter mit der Vorschau auf die Ergebnisse und dem Befehl “Fertigstellen und zusammenführen”.

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