Outlook – Kopien von Besprechungsanfragen

Kopien von Besprechungsanfragen, die beim eigentlichen Adressaten und beim Stellvertreter (meistens dem Sekretariat) landen – kennen Sie das? Vielleicht sogar beim Stellvertreter des Stellvertreters, der nun gar nichts damit anfangen kann. Das führt dazu, dass Besprechungen abgesagt werden (eben weil man nichts damit anfangen konnte) oder zugesagt werden, obwohl der Eingeladene gar nicht hingehen wollte …
Woher kommt das Durcheinander? Ein unscheinbares Häkchen ist der Schuldige.

Im Register “Datei” können Sie über “Kontoeinstellungen / Stellvertretung” Rechte auf Ihren Kalender, Ihren Posteingang und andere Outlook-Module vergeben.

Die Standardeinstellung ist für den Kalender:

  • Bearbeiter
  • Erhält Kopien der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten

07.12.2012_ 0002

Wenn diese Einstellung so bleibt, wird der Stellvertreter mit Kopien von Besprechungsanfragen beglückt, zu denen er selber aber nicht eingeladen ist. Eingeladen ist der zu Vertretende! Da in der Hektik des Alltags oft nicht registriert wird, dass es sich um eine Kopie handelt und dass der Eingeladene eigentlich jemand anderes ist, wird zu schnell auf “Absagen” oder “Zusagen” geklickt …

Ich rate dazu, dieses Häkchen immer herauszunehmen!

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