Word – Beschriftung

Für Verträge sollen Anlagen so nummeriert werden, dass Querverweise darauf möglich sind. Dabei gelten folgende Anforderungen:

  • Die Anlagen stehen mitten im Text, sind nicht durch Absätze getrennt (darum kommen Formatvorlagen wie nummerierte Überschriften nicht in Frage)
  • Auf die Anlagen müssen Querverweise möglich sein (darum kommen SEQ-Felder nicht in Frage)
  • Die Formatierung der Nummer muss zuverlässig eine arabische Ziffer ohne Punkte sein (darum kommt LISTNUM nicht in Frage)
  • Der Startwert muss bestimmbar sein, weil häufig mit Anlage Nr. 5 begonnen wird

 

Was bleibt also? Es bleibt eine Beschriftung wie man sie für Abbildungen, Tabellen oder Formeln  verwendet. Aber die Beschriftungen stehen unter oder über den Elementen – ich brauche die Nummerierung aber im fortlaufenden Text. Sie darf auch nicht anders formatiert sein als der übrige Text – also weder kursiv noch kleiner.

Unten sehen Sie das Ergebnis: 1 und 2 sind die Beweise; 3 ist ein Querverweis auf die Anlage 6.

26.04.2017_ 0000

 

 

Sie sehen also: Das geht alles!

Schritt für Schritt gehen Sie so vor:

  1. Zuerst wird eine neue Bezeichnung “Anlage” für eine Beschriftung angelegt
  2. Die Anlage muss mit STRG+ALT+ENTER vom Absatz getrennt werden
  3. Der Bequemlichkeit halber legen Sie sich einen Schnellbaustein ein, der auch die Formatierung aufnehmen kann.

 

Eine neue Bezeichnung legen Sie an mit “Referenzen | Beschriftung einfügen | Neue Bezeichnung”; in älteren Word-Versionen heißt das Register “Verweise”, der Rest ist identisch. Achtung! Beschriftungen werden immer auf dem PC angelegt und nicht mit dem Dokument mitgegeben! Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter diese Beschriftung einmal anlegen muss.

Da die Beschriftung in den Fließtext eingebunden werden soll, schreiben Sie zuerst den Text (also bei mir im ersten Bespiel bis “Gesellschaftsvertrags,”). Dann drücken Sie STRG+ALT+ENTER (das Formatvorlagentrennzeichen). Fügen Sie anschließend mit “Referenzen | Beschriftung einfügen: Anlage” die erste Anlage ein. Nicht irritiert sein, wenn die Formatierung total anders ist! Um die Formatvorlage “Beschriftung” nicht zu verhunzen, lege ich einen formatierten Schnellbaustein an, mit dem später immer die Anlagen aufgerufen werden.

  • Markieren Sie die Anlage mitsamt der Nummer
  • Formatieren Sie es nach Wunsch (bei mir gleiche Schriftart und -größe wie die Standardschrift plus Fettdruck)
  • Markieren Sie das Formatvorlagentrennzeichen plus den gesamten Anlagentext
  • Wählen Sie “Einfügen | Schnellbaustein | Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern” (mein Baustein heißt “Anlage”)

Wenn ich später die Anlagen-Nummerierung brauche, tippe ich den Namen des Schnellbausteins ein (bei mir “Anlage”) und drücke F3. Alternativ können Sie auch “Einfügen | Schnellbaustein” wählen und den Baustein aus der Liste wählen – das ist aber umständlicher.

Die Anlagennummerierung erfolgt mit einem SEQ-Feld. SEQ-Felder können mit dem Schalter \r auf einen bestimmten Startwert gelegt werden:

 

26.04.2017_ 0001

 

Drücken Sie im ersten Anlagen-Nummerierungsfeld die rechte Maustaste und wählen Sie “Feldfunktion ein/aus”. Ergänzen Sie das Feld um \r und die Startnummer. Drücken Sie anschließend F9, um das Feld zu aktualisieren. Wenn Sie die Startnummerierung nachträglich ändern, markieren Sie mit STRG+A das gesamte Dokument und aktualisieren Sie mit F9 alle Felder.

Querverweise auf diese Anlagen sind möglich mit “Einfügen | Querverweis: Verweistyp Anlage”.

1 Kommentar

Kommentar hinterlassen

E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.


*