Outlook – Suchordner

Suchordner sind eine feine Sache, ich habe schon zwei Blogbeiträge dazu geschrieben: Allgemeines zu Suchordnern und Suchordner für zu druckende Mails.

Heute stelle ich Ihnen meinen wichtigsten Suchordner vor: Mails mit einer Nachverfolgung. Ich kennzeichne sehr viele Mails mit einer “Fahne” und hinterlege eine Erinnerung. Diese Mails verteilen sich auf Posteingang, Gesendete Elemente und Unterordner. Ich brauche eine Stelle, um alle gekennzeichneten Mails auf einen Blick zu sehen. Und das geht am einfachsten mit einem Suchordner.

Ein Suchordner “Zur Nachverfolgung” ist in der Regel schon vorhanden:

  • Klicken Sie auf “Suchordner”, damit die Liste aufgeklappt wird
  • Klicken Sie den Ordner “Zur Nachverfolgung” einmal an: es werden alle Mails gezeigt, die eine “Fahne” haben

Falls der Ordner nicht angezeigt wird, klicken Sie “Suchordner” mit rechter Maustaste an und wählen den einzigen Befehl “Neuer Suchordner”. Wählen Sie aus der Rubrik “Nachrichten lesen” den Ordner “Zur Nachverfolgung gekennzeichnete E-Mails” und bestätigen Sie mit OK. Jetzt wird der Suchordner gezeigt und nach wenigen Sekunden füllt er sich auch mit den Mails, die Sie gekennzeichnet haben.

Um den Ordner immer gut im Blick zu haben, füge ich ihn den Favoriten hinzu: Rechtsklick auf dem Suchordner “Zur Nachverfolgung” und dann “In Favoriten anzeigen”. Das setzt allerdings voraus, dass Sie die Ansicht “Mail” verwenden; wenn Sie ein Fan der Ordneransicht sind, müssen Sie auf die Favoriten verzichten.

Sie können auch Suchordner für bestimmte Kennzeichnungen anlegen. Beispielsweise gibt es bei mir eine Kennzeichnung “Neue MA” (ich mache Termine mit neuen Mitarbeitern aus und erkläre kurz die wichtigsten IT-Besonderheiten). Einen solchen Suchordner können Sie benutzerdefiniert anlegen:

  • Rechtsklick auf “Suchordner” und “Neuer Suchordner”
  • Wählen Sie ganz unten  “Benutzerdefinierten Suchordner erstellen” und klicken Sie auf “Auswählen”
  • Vergeben Sie einen Namen
  • Klicken Sie auf “Kriterien”
  • Wechseln Sie auf das Register “Erweitert”
  • Wählen Sie “Feld | Alle E-Mail-Felder | Kennzeichnung”
  • Tragen Sie ein “Kennzeichnung – enthält – Neue MA” (natürlich muss da Ihre Kennzeichnung stehen)12.04.2017_ 0000
  • Klicken Sie auf  “Zur Liste hinzufügen”
  • Bestätigen Sie mit OK

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