Word – Serienbriefe Datenquelle

Ein Nebensatz auf den Trainertagen hat mich um einen tollen Trick reicher gemacht: Verknüpfungen im Queries-Ordner anlegen!

Ein Applaus für Markus Hahner Gib mir Fünf!.

Worum geht es? Für einen Word-Serienbrief braucht man irgendeine Datenquelle. Wenn es nicht die Outlook-Kontakte sind, verwendet man eine Excel- oder Wordtabelle. Jeder Anwender speichert diese Adresstabellen in den Ordner, in dem auch später der Serienbrief landet. Nur Word vermutet diese Datenquelle immer in einem Ordner, den kein Mensch verwendet:
C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice14Queries

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Den Pfad kann man nicht umleiten. Aber man Verknüpfungen auf die Pfade dort ablegen, in denen man üblicherweise seine Datenquellen platziert.

Dazu muss allerdings der Queries-Ordner erst zum Bearbeiten für die User freigegeben werden, sonst bekommen Sie eine Fehlermeldung, dass an dieser Stelle keine Verknüpfung möglich ist.

Klicken Sie den Queries-Ordner mit der rechten Maustaste an und wählen Sie “Eigenschaften”, gehen Sie auf das Register “Sicherheit” und klicken Sie auf “Bearbeiten”. Markieren Sie “Benutzer”, aktivieren Sie alle Häkchen in der Rubrik “Zulassen”.

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Bestätigen Sie alles mit OK. Jetzt können Sie einen beliebigen Ordner mit der rechten Maustaste in den Queries-Ordner ziehen. Beim Loslassen wählen Sie “Verknüpfung”. Ab sofort wird in Word beim Befehl “Sendungen / Empfänger auswählen / Vorhandene Liste verwenden” die Liste der Verknüpfungen gezeigt.

Mehr zu den Trainertagen: http://www.kuhninfo.ch/Trainertage/Programm.htm

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