Word – Kopfzeile für alles

Ein Bericht besteht meistens aus drei Abschnitten: Vorbemerkung, Hauptteil und Anhang. Einen Anhang gibt es nicht immer. Die Reihenfolge ist zwar immer identisch, die Seitenzahl ist variabel. Jeder Abschnitt hat seine eigene Kopfzeile, die ich hier ganz vereinfacht darstelle.

Die Anwender haben sich gewünscht, dass die Kopfzeile automatisch wechselt, sobald sie den nächsten Abschnittswechsel einfügen. Wir haben zuerst überlegt, ob wir mit STYLEREF weiterkommen – aber die Begriffe “Vorbemerkung”; “Hauptteil” und “Anhang” kommen so im Text gar nicht vor.

Da wir aber ganz sicher sein konnten, dass Abschnitt 1 immer Vorbemerkungen und Abschnitt 2 immer Hauptteil sind und dass ab dem dritten Abschnitt immer Anhänge kommen, haben wir mit einem IF-Feld gearbeitet.

Zu den Grundeinstellungen des Dokumentes:

  • die erste Kopfzeile eines jeden Abschnittes ist anders – sie ist fett und eine Rahmenlinien unten
  • die Seitenzahlen werden fortlaufend nummeriert

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Leere Felder erstellen Sie mit STRG+F9, dann werden zwei geschweifte Klammern erzeugt { }, die grau unterlegt werden – eben ein leeres Feld. Die Felder sehen Sie, wenn Sie ALT+F9 drücken und damit schalten Sie auch die Ergebnisanzeige wieder ein. Aktualisiert werden veränderte Felder mit F9. Das erste Feld wird für die If-Bedingung erzeugt.

Der erste Teil der Funktion sieht so aus:

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Ganz vorne steht IF für eine Wenn-Dann-Bedingung. Es folgen später zwei weitere Felder: section für den Abschnitt und page für die Seitenzahl. Für beide müssen Sie wieder STRG+F9 drücken und die Namen zwischen die beiden Klammern schreiben

So sieht also die erste Abfrage aus:

  1. wenn es der Abschnitt (section) 1 ist
    {if {section}=1 
  2. dann schreibe  “Vorbemerkung – gefolgt von einem TAB und der  Seitenzahl
    “Vorbemerkung <tab> {page}”}

Der Tabulator nach dem Wort wird in der Feldfunktion gedrückt, er orientiert sich dann in der Kopfzeile am vorhandenen Tabulator. Der Tabulator ist oben im Screenshot als kleiner Pfeil nach rechts zu sehen. Es gibt zum Schluss kein Sonst-Feld.

Achten Sie auf die Anführungszeichen um die Ziffer 1 sowie vor und hinter dem Text der Kopfzeile.
An der Stelle des Cursors rechts vom schließenden Anführungszeichen und links der schließenden geschweiften Klammer folgt mit STRG+F9 das nächste leere Feld, das genauso aufgebaut wird.

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Bei (3) gibt es erneut die Abfrage nach dem Abschnitt, dahinter (4) der Text für den Hauptteil. Achten Sie peinlich genau auf die Anführungszeichen! Und denken Sie immer daran, dass die geschweiften Klammern nur mit STRG+F9 erstellt werden dürfen!

Für die letzte Bedingung stellen Sie den Cursor an die Stelle des Pfeils – rechts vom Anführungszeichen, links der zweiten geschweiften Klammer. So sieht die komplette Feldfunktion für die Kopfzeile aus.

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In der Kopfzeile müssen für die Seitenzahl einen rechtsbündigen Tabulator am rechten Seitenrand setzen. Da ich jeweils die erste von den Folgeseiten unterschieden habe, kopiere ich gesamte Funktion in die zweite Kopfzeile. In der ersten Kopfzeile wird die Kopfzeile fett und mit einem Rahmen unten formatiert.

Neue Abschnitte erben immer die Einstellungen des vorhergehenden Abschnittes – die Folgeabschnitte werden also immer die gleichen Einstellungen bekommen.

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