Outlook – Vorlagen OFT verwenden

Mails können komplett mit Adressat, Betreffzeile und Text als Vorlage gespeichert werden. Das Dateiformat ist dann OFT, der Speicherort das Office-Vorlagen-Verzeichnis.

Erstellen Sie die Mail wie gewohnt und klicken Sie auf “Datei / Speichern unter”, wählen Sie als Dateityp “Outlook-Vorlage”. Das Verzeichnis wird in der Regel automatisch umgestellt, wenn nicht, müssen Sie das Vorlagen-Verzeichnis auf Ihrem PC suchen.

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Nach dem Speichern der OFT können Sie die Mail schließen. Die Frage, ob Sie die Mail speichern wollen, verneinen Sie – die Vorlage ist bereits gespeichert.

Verwenden können Sie die OFT auf verschiedene Weise: Der einfachste Weg ist Doppelklick auf der OFT-Datei im  Vorlagenverzeichnis, das erstellt eine neue Mail auf Basis der Vorlage.

Falls Sie Outlook als  Symbol in der Taskleiste haben, können Sie die OFT-Datei dorthin ziehen, um sie zur Jumpliste hinzufügen.

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Sobald der Hinweis erscheint “Anheften an Microsoft Outlook 2010” lassen Sie die Maus los.
Anschließend sind die OFT-Dateien über dem Outlook-Symbol sichtbar, wenn Sie die Maus darüber fahren bzw. die rechte Maustaste klicken.

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Die letzte Möglichkeit ist, das Formular in den Outlook-Ordner zu veröffentlichen und dann über “Neue Elemente / Benutzerdefinierte Formulare” abzurufen. Dazu benötigen Sie die Registerkarte “Entwicklertools”, die Sie über “Datei / Optionen / Menüband anpassen” aktivieren können.

Erstellen Sie die Mail wie gewohnt und klicken Sie dann auf “Entwicklertools / Veröffentlichen /  Veröffentlichen”. Wählen Sie als Ort “Posteingang”, vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf “Veröffentlichen”. Die Mail können Sie anschließend schließen, ohne sie zu speichern.

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Diese Formulare lassen sich verwenden über “Start / Neue Elemente / Benutzerdefinierte Formulare”:

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Sie können diesen Befehl mit der rechten Maustaste der Schnellstartleiste hinzufügen, um ihn schneller zu erreichen.

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