PowerPoint–Alte Folien übernehmen

custom_clipboard_check_em_ppt (1)Folien aus alten oder fremden Präsentationen zu übernehmen ist in der Regel mit viel Frust und Nacharbeit verbunden. Ganz ohne Nacharbeit geht es nicht, aber man kann einige Ärgernisse von vorneherein vermeiden.

Öffnen Sie beide Präsentationen: die Quelldatei, aus der Sie die Folien übernehmen möchten und die Zieldatei, in die Sie die Folien einfügen möchten.

  1. In der Quelldatei deaktivieren Sie zuerst die Fußzeile: Einfügen | Kopf- und Fußzeile. Nehmen Sie alle drei Häkchen heraus und klicken Sie auf “Für alle übernehmen”. Es ist nicht notwendig, die Fußzeileninhalte zu löschen, sie dürfen nur nicht auf der Folie sichtbar sein.
  2. Markieren Sie alle Folien, die Sie übernehmen möchten und kopieren Sie sie in die Zwischenablage. Fügen Sie die Folien in der Zieldatei ein und wählen Sie dabei die Option “Zieldesign verwenden”. Das ist standardmäßig gewählt.

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  3. Wurde die Folie manuell formatiert, klicken Sie jetzt auf “Start | Folien: Zurücksetzen”. Damit werden alle manuellen Zeichen- und Absatzformate zurückgesetzt und alle Platzhalter an die korrekten Stellen verschoben.

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  4. Versuchen Sie unter Umständen ein anderes Folienlayout. In der dritten Folie wird als Rest des alten Folienlayouts der blaue Kopfbalken übernommen. Die Ursprungsfolie basiert auf dem Layout mit zwei Spalten und jeweils einer Überschrift pro Spalte – im Zieldokument existiert zwar etwas ähnliches, aber PowerPoint erkennt das nicht und nimmt vorsichtshalber sein Folienlayout mit:

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  5. In diesem Fall klicken Sie auf “Start | Folienlayout” und weisen das sinnvollste Folienlayout zu. Sie sehen das Ergebnis rechts daneben.
    Achtung! Das funktioniert nur mit Folien, die auf einem Layout mit Folienplatzhaltern basieren. Folien mit dem Layout “Leer” oder “Nur Titel” lassen sich nicht nachformatieren, sie haben keinerlei Platzhalter und sind keiner automatischen Formatierung zugänglich.
  6. Kontrollieren Sie die Farben. Alle Farben, die im Ursprung aus den Designfarben (1) stammen, werden in der Zielpräsentation an die dort verwendeten Farben angepasst. Direkt zugewiesene Farben (2) aus den Standardfarben und den weiteren Füllfarben bleiben erhalten.

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  7. Wenn Sie bereits eine Folie mit einer korrekten Fußzeile haben, gehen Sie jetzt auf diese Folie. Wenn nicht, wählen Sie eine Folie, die gar keine Fußzeile hat. Wählen Sie “Einfügen | Kopf- und Fußzeile”. Füllen Sie den Dialog aus und bestätigen Sie mit “Für alle übernehmen”.
  8. Kontrollieren Sie in der Folienmasteransicht, ob Sie beim Kopieren Master “mitgeschleppt” haben und löschen Sie diese. Klicken Sie auf “Ansicht | Folienmaster”, rollen Sie an das Ende der Layoutmaster und klicken Sie die fremden bzw. überflüssigen Master mit rechter Maustaste an. Wählen Sie “Layout löschen”. 08.02.2017_0004

Jetzt bleibt noch einiges zu tun übrig:

  • Alle Folien mit den Layouts “Leer” oder “Nur Titel” müssen von Hand nachbearbeitet werden. Am besten ist es, die Texte zu markieren und Stück für Stück auf neu angelegte Folien in die Platzhalter für Folientitel und Folientext zu kopieren.
  • Folien, für die es kein passendes Layout in der Zielpräsentation gibt, müssen eventuell genauso angepasst werden: Texte kopieren, auf neue Folien einfügen.
  • Zu viel Text, der früher auf die Folie passte und jetzt nicht mehr, muss gekürzt oder auf zwei Folien aufgeteilt werden.
  • Manuelle Farben müssen unter Umständen angepasst werden.

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