Outlook – Suchen (1)

In jedem Modul finden Sie oberhalb die Suchzeile “xxx durchsuchen” – für den Posteingang, die gesendeten Objekte, für den Kalender oder die Kontakte.

Sie starten die Suche mit einem Klick in diese Zeile oder STRG+E. Beendet wird die Suche mit einem Klick auf “Suche schließen” im Register “Suchtools” oder indem Sie z. B. zurück in den Posteingang klicken. Auch ESC beendet die Suche.

Heute geht es darum, wie Sie den Suchbereich einstellen.

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Sobald Sie in diese Zeile klicken, wird der Bereich orange hervorgehoben und es öffnet sich das Kontextregister “Suchtools”. Der Inhalt der Suchtools ist je nach Modul unterschiedlich – einige Gemeinsamkeiten gibt es aber.

Ganz links bestimmen Sie die Ordner, die durchsucht werden. Standardmäßig sucht Outlook im aktuellen Ordner. Wenn Sie also aus dem Posteingang starten, wird nur der Posteingang durchsucht.

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Sie haben folgende Möglichkeiten, den Bereich anzugeben:

  • Alle Unterordner: zum aktuellen Ordner werden die Unterordner durchsucht.
  • Alle E-Mail-Elemente bzw. Alle Kalenderelemente: alle Ordner, die Mails oder Termine enthalten, werden durchsucht. Ausnahme ist der Papierkorb, der wird nie durchsucht.
  • Alle Outlook-Elemente: die Suche gibt alle Elemente zurück, die den Suchbegriff beinhalten wie Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben

Vor Wut kochen
Achtung! Im eigenen Postfach werden alle Mail-Elemente oder alle Unterordner in einem Durchgang durchsucht. In einem freigegebenen Postfach kann nur jeweils ein Ordner durchsucht werden. Gefährlicherweise werden die Befehle “Alle Unterordner” oder “Alle E-Mail-Elemente” zur Wahl angeboten. Dabei wird “Alle Unterordner” ignoriert und bei “Alle E-Mail-Elemente” springt Outlook in das eigene Postfach und sucht dort.


Sie können voreinstellen, dass standardmäßig nicht nur der aktuelle Ordner sondern gleich alle Mail-Elemente durchsucht werden. Klicken Sie in die Suchzeile und dann auf “Suchtools / Suchoptionen” oder gehen Sie über “Datei / Optionen / Durchsuchen”.

Unten sehen Sie die Standardeinstellung, dass erst mal im aktuellen Ordner gesucht wird. Sie können voreinstellen, dass grundsätzlich alle Ordner durchsucht werden und auch den Papierkorb einschließen.

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Wenn Sie mehrere Konten mit Outlook abfragen, können Sie bestimmen, ob mit “Alle Elemente” auch alle Konten durchsucht werden. Bei mir gibt es beispielsweise mehrere private und berufliche Konten, Sharepoint-Listen und Archive – sie werden alle gemeinsam durchsucht:

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Kontrollieren und ändern Sie das so:

  • Starten Sie die Suche
  • Klicken Sie in den Suchtools auf “Suchtools / Zu durchsuchende Speicherorte”
  • Klicken Sie alles an, was durchsucht werden soll

Achtung! Freigegebene Postfächer tauchen hier nicht auf – nur die eigenen Konten werden aufgeführt.

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