Outlook – Suchen (2)

Die Suche nach Mails beschäftigt die meisten Menschen längere Zeit als ihnen lieb sein kann. Es gibt ein paar Hilfen, die die Sucherei etwas bequemer machen.

Zuerst einmal sollten Sie sich mit dem Verfeinern vertraut machen. Sobald Sie mit Klick in die Suchzeile oder mit STRG+E die Suche gestartet haben, sehen Sie das Kontextregister “Suchtools”.

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In der Mitte gibt es den Bereich “Verfeinern”. Beispielsweise sieht die Suche nach allen Mails von “Gabriele”, die eine Anlage haben, so aus:

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Eingetippt wird das Suchwort “Gabriele”, es folgt der Klick auf das Symbol “Hat Anlagen”. Allerdings wird auch eine Mail aufgelistet, die nicht von “Gabriele” ist …

Die Suche nach einem Begriff wird über die gesamte Mail mit allen Anhängen durchgeführt. In dem Beispiel oben wird die zweite Mail gefunden, weil im Anhang eine “Gabriele” erwähnt wird.
Besser wäre es so:

  1. Klick auf “Von”; Gabriele eintippen
  2. Klick auf “Hat Anlagen”

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Wenn Sie sehr häufig nach Absendern suchen, dann ist es praktisch, das Feld “Von” in die Suche zu integrieren, wie Sie es bei mir sehen:

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Ich habe die Felder “Von”, “Anlage enthält” und “Kennzeichnungsstatus” dauerhaft in die Suche integriert. Starten Sie dazu zuerst die Suche, klicken Sie dann auf “Weitere” und markieren Sie die Begriffe. Jeder Begriff, den Sie so markieren, wird der Suche hinzugefügt. Starten Sie später die Suche wieder, erscheinen die Felder sofort darunter.

Die Felder werden bei allen Mailordnern angezeigt. Haben Sie sie im Posteingang eingerichtet, stehen sie auch in den Gesendeten Objekten oder in Unterordnern zur Verfügung.

Falls Sie Felder doch nicht mehr benötigen, klicken Sie bei geöffneter Suche auf die  kleinen Kreuze neben dem Suchfeld. Damit löschen Sie das Felder dauerhaft aus der Suche heraus.

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Als weiteres Hilfsmittel dienen die “Zuletzt verwendeten Suchvorgänge”. Outlook merkt sich hier die letzten zehn Suchen, die Sie vorgenommen haben. Die Suchen werden pro Modul gespeichert – im Kalender bleiben also die letzten zehn Suchen im Kalender erhalten, im Posteingang die Suche nach Mails.

Morgen erkläre ich Ihnen, wie Sie die Suche mit Suchordnern organisieren können.

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