Outlook – Suche (3)

Wer immer wieder nach den gleichen Kriterien die Mails durchforstet, sollte sich Suchordner anlegen. Beispielsweise die Mails von oder an eine bestimmte Person, die sich über Posteingang, Gesendete Objekte und einige Unterordner verstreuen, lassen sich so zusammenfassen.

Klicken Sie den “Suchordner” mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den einzigen Befehl, den es dort gibt: “Neuer Suchordner …”.

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Im folgenden Dialog gehen Sie zur Rubrik “Nachrichten von Personen und Listen” und wählen Sie “Nachrichten von oder an bestimmte Personen”.

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Bestimmen Sie zuerst, welches Konto durchsucht werden soll – Sie können das später nicht mehr ändern. Wenn Sie nur ein Konto in Outlook haben, ignorieren Sie diesen Schritt. Ein freigegebenes Postfach wird nicht angezeigt und lässt sich nicht in die Suchordner integrieren.

Klicken Sie dann auf “Auswählen”, suchen Sie aus den Kontakten die Person aus. Bestätigen Sie alles mit OK.

Sie können den neuen Suchordner bequem in die Favoriten integrieren, damit Sie nicht immer erst die Suchordner aufklappen müssen: klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an, wählen Sie “In Favoriten anzeigen”.

Falls Sie keinen Kontakt für diese Person angelegt haben, können Sie die Mailanschrift auch in das Feld “Von oder an” eintragen. Auch Teile einer Mailanschrift sind hier erlaubt. Wenn Sie beispielsweise alle Mails von @borkpc.de anzeigen lassen möchten, dann tragen Sie das einfach so ein:

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Genauso ließen sich alle Mails suchen, die von oder an “Katarina” sind – dann muss nur der Vorname “Katarina” in der Mailadresse vorkommen. Aber es werden dann auch alle Mails angezeigt, die von irgendeiner Katarina stammen.

Der Suchordner stellt alle Mails zusammen, die Sie von diesem Absender erhalten und die Sie an diesen Empfänger schicken. In welchem Ordner die Mails liegen, spielt dabei keine Rolle.

Es liegen keine Kopien im Suchordner! Der Suchordner spiegelt nur die Mails aus anderen Ordnern wieder – die Mails verbleiben im Posteingang, in den gesendeten Objekten oder in einem Unterordner. Wenn Sie die Mail aus dem Suchordner löschen, wird sie aus dem tatsächlichen Ordner entfernt!


Den Suchordner können Sie ohne Sorgen löschen; die Mails bleiben auf jeden Fall erhalten. Das Löschen finden Sie im Menü der rechten Maustaste zum Suchordner: Ordner löschen.

Normalerweise wird das gesamte Postfach mit allen Unterordner durchsucht. Sie können aber die Suche einschränken. Klicken Sie auf “Durchsuchen” und haken Sie die Ordner an, die Sie durchsuchen möchten.

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In diesem Beispiel wird nicht das gesamte Postfach durchsucht, sondern nur die beiden Ordner mit Häkchen – hätten die Ordner Unterordner, würden die mit durchsucht. Es ist das Häkchen gesetzt bei “Unterordner durchsuchen”.

Morgen zeige ich Ihnen, wie Sie mit einem benutzerdefinierten Suchordner Mails mit Kategorien suchen und anzeigen.

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