Word – Rechtsgrundlagenverzeichnis

Unter “Verweise / Rechtsgrundlagenverzeichnis” können Textstelle zu Kategorien zugeordnet werden, um anschließend eine komplette Verzeichnisliste alle Fälle, Statuten, Regeln etc. zu erstellen. Das ist auf den ersten Blick eine tolle Sache.

Das Vorgehen ist einfach:

  • Textstelle wie zum Beispiel ein Urteil markieren
  • Verweise / Rechtsgrundlagenverzeichnis / Zitat festlegen anklicken oder ALT+SHIFT+I drücken

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  • Kategorie wählen (hier “Verfassungsprovisionen” – was korrekt übersetzt “Verfassungsbestimmungen” heißen müsste)
  • Markieren

Zum Schluss wird mit “Verweise / Rechtsgrundlageverzeichnis / Rechtsgrundlagenverzeichnis erstellen” die Auflistung aller erfassten Zitate abgerufen. Sie können das auch auf “Fälle” oder “Definitionen” beschränken.

Sinnvoll ist es aber, alle zu verwenden:

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Soweit – so gut und hilfreich.

Sobald ich aber die Kategoriennamen verändere oder Kategorien ergänze, habe ich ein Problem. Eigentlich nicht ich, sondern ein anderer …

Beispielsweise ersetze ich an meinem PC das falsche Wort “Verfassungsprovisionen” durch das sinnvollere “Verfassungsbestimmungen”. Dazu klicke ich im Dialog “Zitat markieren” auf “Kategorie”, markiere die Kategorie, tippe das neue Wort ein und bestätige es mit “Ersetze”.

Auf die gleiche Weise kann ich auch die Ziffern 8 bis 16 durch eigene Kategorien ersetzen – Abkürzungen oder Definitionen zum Beispiel.

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Auf meinem PC kann ich jetzt Begriffe der Kategorie “Verfassungsbestimmungen” oder “Abkürzungen” hinzufügen. Aber auf einem anderen Computer funktioniert das nicht! Dort wird dann eine Liste mit “Verfassungsprovisionen” und “9” erstellt. Die Kategoriennamen liegen nämlich in der Registry des jeweiligen Users, nicht im Dokument oder der Dokumentvorlage.

Das bedeutet: Ich kann nicht vorherbestimmen, welcher Kategorie meine Begriffe auf einem fremden PC zugeordnet werden. Denn leider weiß ich nicht, welchen Namen die Kategorie 5 oder 8 oder 3 dort trägt. Ich kann auch die Kategoriennamen nicht meinen Kollegen zur Verfügung stellen – wir müssten allesamt in der Registry herumfuhrwerken.

Damit ist das Feature “Rechtsgrundlagenverzeichnis” beschränkt auf einen Einzelkämpfer, der seine Word-Dokumente nie mit anderen austauscht, der nicht elektronisch mit Kollegen zusammenarbeitet, der seine Dokumente nur via Papier oder als PDF weitergibt. Oder der die Kategorien NIE anpasst, ändert oder ergänzt.

Gute Idee – miserable Umsetzung. Ich vergebe fünf Teufel.

TeufelTeufelTeufelTeufelTeufel

Ergänzung 23.06.2013:

Sie müssen auf die automatischen Überschriften für die Kategorien im Rechtsgrundlagenverzeichnis verzichten. Schreiben Sie die Überschriften “Verfassungsbestimmung” oder “Definition” von Hand über die Bereiche. Das nimmt Ihnen war viel von der gewünschten Automatisierung, gibt aber auf fremden Computern zumindest kein großes Durcheinander.

Gehen Sie so vor:

  • Markieren Sie das Rechtsgrundlagenverzeichnis komplett
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste, wählen Sie “Feldfunktion ein/aus”
  • In den angezeigten Feldfunktionen entfernen Sie die Schalter h – die sind zuständig für die “Header”, also die Überschriften
  • Markieren Sie die Felder wieder und aktualisieren Sie sie mit F9
Jetzt haben Sie nur das Verzeichnis ohne die Überschriften.

Tippen Sie die Überschriften von Hand zwischen die Blöcke und formatieren Sie sie nach Wunsch. Beim Aktualisieren werden die Textfundstellen aktualisiert, die Überschriften bleiben immer gleich.

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