Outlook – Kontakte nach Excel exportieren

Bis Outlook 2010 können Sie die Kontakte direkt als Excel-Datei speichern. Der Befehl findet sich kurioserweise unter “Datei / Öffnen / Importieren” – es ist ja absolut logisch, dass ich einen EXPORT, den ich SPEICHERN will, unter ÖFFNEN und IMPORTIEREN finde …
Also:

  • Datei / Öffnen / Importieren
  • In Datei exportieren – Weiter

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  • Als Dateityp “Microsoft Excel 97-2003” wählen – Excel 2007 oder 2010 werden nicht angeboten – wieder “Weiter”.

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  • Kontaktordner markieren und Weiter
    Es werden nur eigene Kontaktordner angeboten, freigegebene Kontaktordner können Sie nicht exportieren!
  • Exportierte Datei speichern unter: Namen vergeben und mit “Durchsuchen” den Speicherort bestimmen, wieder Weiter
  • Normalerweise wird im letzten Fenster einfach auf “Fertigstellen” geklickt und der Export beginnt. Wenn Sie die zu übergebenden Felder anders benennen wollen, klicken Sie hier auf “Benutzerdefinierte Felder zuordnen” und ändern Zuordnungen und Namen.

Öffnen Sie die Excel-Tabelle und bearbeiten Sie sie noch nach. Sie werden eine Menge leerer Spalten finden, die Sie nicht brauchen – löschen Sie sie.

Mit dieser Tabelle können Sie jetzt weiterarbeiten: Seriendrucke, Listen auswerten etc. etc.

Achtung!
Änderungen an der Excel-Tabelle wirken sich nicht zurück auf die Outlook-Kontakte aus.



Eine zweite Möglichkeit, die Adressen nach Excel zu exportieren ist ein simples Copy-Paste. Zeigen Sie die Kontakte als Liste an: Ansicht / Ansicht ändern” und dann entweder Liste oder Telefon oder so was. Dann erscheinen die Kontakte in Tabellenform. Markieren Sie die Kontakte und drücken Sie STRG+C. Wechseln Sie zu Excel und fügen dort die kopierten Kontakte ein: STRG+V oder Start/Einfügen oder rechte Maustaste.

Übertragen werden dabei genau die Spalten, die Sie in Outlook sehen – also um etliches weniger als beim Export. Sie können in Outlook bestimmen, welche Spalten Sie anzeigen lassen und dann gezielt die Adressen kopieren.

Sie können beim Markieren in Outlook alles markieren oder mit STRG+Mausklick gezielt bestimmte Adressen aussuchen. Sie können auch in Outlook die Adressen filtern – nach Kategorie oder Ort – und dann die gefilterte Liste markieren und kopieren.

Haben Sie sich über den Anfangssatz gewundert hat, dass es bis Outlook 2010 eine Export-Möglichkeit gibt? Es ist tatsächlich so, dass Outlook 2013 diese Übergabe nach Excel  nicht länger bietet.

2 Kommentare

  1. Ja, das ist leider korrekt. Der Blogbeitrag ist aus dem Jahr 2013 und in den damaligen Versionen ging dieses Verfahren noch. In Outlook 2016 gibt es nur noch den Export nach CSV, nicht mehr nach Excel.

  2. Beim Exportieren von Outlook Kontakten ist es entweder notwendig in das CSV Format zu überführen oder ein einfaches Tool, welches von EVO erfunden wurde, zu nutzen. Bei neueren Versionen von Outlook ist der Export ohne zusätzliche Tools nicht mehr möglich. Ich hab letzteres erst vor Kurzem entdeckt und bin sehr zufrieden mit der Lösung.

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