Word – Definitionsverzeichnis

Neben dem Inhaltsverzeichnis und dem Index gibt es in Word einen weiteren Verzeichnistyp, der sich für Stichwortverzeichnisse eignet: das Rechtsgrundlagenverzeichnis.

Trotz des Namens ist das kein Verzeichnis, das sich ausschließlich für hochspezialisierte juristische Texte eignet. Sie können damit beispielsweise simple Wortverzeichnisse für Definitionen, Abkürzungen, Namen, Orte und so weiter erstellen. Was sich sonst mit mehrfachen Indices (siehe Lexikon zu Index) für den Anwender etwas mühsam gestaltet, geht mit dem Rechtsgrundlagenverzeichnis schneller.

Das Prinzip ist einfach:

  • Wort markieren
  • Verweise / Rechtsgrundlagenverzeichnis – Zitat festlegen
  • Kategorie aussuchen
  • Markieren anklicken

Die Kategorien sind vorgegeben, lassen sich aber erweitern und verändern. Am Beispiel eines Ortsregisters in einem Text zeige ich die Vorgehensweise.

Beim ersten Eintrag für das Ortsregister müssen Sie sich eine passende Kategorie dafür wählen oder erstellen. Ich habe mich entschieden, eine neue Kategorie “Orte” zu erstellen.

Hinweis: Die Kategorien gelten Dokumenteübergreifend. Auch in einem neuen Dokument steht Ihnen ab sofort die Kategorie “Orte” zur Verfügung. Aber die Kategorien sind nicht im Dokument gespeichert. Ein fremder Leser sieht Ihre Kategorie-Namen nicht!

Markieren Sie einen Ortsnamen und wählen Sie “Verweise / Zitat festlegen”.

19.06.2013_ 0001

Es öffnet sich ein Dialog, der ab jetzt auch geöffnet bleibt. Sie sehen den markierten Text in der Rubrik “Ausgewählter Text” und als Kategorie vermutlich “Fälle”. Klicken Sie auf “Kategorie…”.

19.06.2013_ 0003

Sie können eine der vorhandenen Kategorie überschreiben oder nach unten blättern, bis die Ziffern kommen und eine der Ziffern überschrieben. Markieren Sie die Stelle (bei mir die Ziffer 9), schreiben Sie in die Zeile bei “Ersetzen durch” den neuen Namen (bei mir Orte) und klicken Sie auf “Ersetzen”.

Zurück im ersten Dialog suchen Sie jetzt aus der Liste die Ortskategorie aus.

19.06.2013_ 0002

Oben sehen Sie im Text das markierte Wort “Euböa”, im Dialog sehen Sie das Wort als ausgewählten Text und als Kategorie “Orte”. Für meinen Fall kann ich die beiden Einträge für kurzes und langes Zitat ignorieren. Ich brauche sie nicht. Sie sehen aber bei “Kurzes Zitat” meine Orte, die ich bereits in die Ortsliste aufgenommen habe.

Übernehmen Sie den Ortsnamen mit “Markieren” – falls Sie alle Fundstellen des Ortsnamens im Verzeichnis aufführen wollen, verwenden Sie “Alle markieren”.

Lassen Sie den Dialog “Zitat markieren” geöffnet und markieren Sie im Text den nächsten Ortsnamen. Klicken Sie in den Dialog, damit der Ortsname in den Dialog übertragen wird und wählen Sie wieder “Markieren” oder “Alle markieren”.

Es kommt vor, dass das Wort im Text gebeugt oder sonstwie verändert ist und Sie die Grundform brauchen. Markieren Sie das Wort, ändern Sie dann bei “Kurzes Zitat” die Schreibweise.

19.06.2013_ 0004

Wenn alle Orte aufgenommen sind, klicken Sie auf “Schließen”. Gehen Sie zu der Stelle, an der das Ortsverzeichnis aufgelistet werden soll. Wählen Sie “Verzeichnis / Rechtsgrundlageverzeichnis einfügen”.

19.06.2013_ 0005

Achten Sie darauf, dass Sie die richtige Kategorie auswählen und bestätigen Sie mit OK.

19.06.2013_ 0006

Die Begriffe werden alphabetisch sortiert, die Kategorie wird als Überschrift über das Verzeichnis gesetzt. Wenn Sie die Überschrift nicht brauchen oder wenn Sie das Dokument an fremde Bearbeiter weitergeben, die Ihre Kategorie nicht haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld und wählen Sie “Feldfunktion ein/aus”. Entfernen Sie den Schalter h und drücken Sie im Feld F9.

19.06.2013_ 0007

Sie sehen oben übrigens sehr gut, dass der Kategorienname nicht wie von mir verändert gezeigt wird – Word verwendet nach wie vor die “9”. Das war der ursprüngliche Kategoriennamen.

Sie können maximal 16 verschiedene Kategorien anlegen. Im Dokument können Sie mehrere Rechtsgrundlagenverzeichnisse erstellen. Für das zweite verwenden Sie einfach eine andere Kategorie.

Im Lexikon lesen Sie hier Generelles zum Rechtsgrundlagenverzeichnis.

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