Excel – AutoFilter (1)

Jeder hat bestimmt in Excel schon einmal die Pfeile in den Überschriften gesehen: der AutoFilter.

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Der Filter wird automatisch erstellt, wenn Sie auf “Start | Als Tabelle formatieren” klicken und eine der Tabellenformatvorlagen wählen. Er lässt sich auch aktivieren und deaktivieren mit “Start | Sortieren und Filtern | Filtern”.

Voraussetzungen für einen AutoFilter ist nur eine Überschrift. Bei formatierten Tabellen ist es ein bisschen strenger – Überschriften müssen eindeutig sein, zwei Spalten dürfen nicht die gleiche Bezeichnung haben. Eine unformatierte Tabelle wird nicht so streng gehandhabt, da dürfen mehrere Spalten auch die gleiche Benennung haben (was nicht sinnvoll ist).

Die Filterpfeile werden nicht ausgedruckt, sie sind lediglich zur Anzeige am Bildschirm gedacht.
Ein Klick auf den Filterpfeil zeigt die Einträge der dazugehörigen Spalte. Bei Klick auf den Filterpfeil neben “Region” zeigt alle Regionen in alphabetischer Reihenfolge. Die Reihenfolge ist im Filter automatisch sortiert und unabhängig von der Sortierung der Spalte.

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Zum Filter gehören auch das Sortieren – die Befehle stehen immer am Anfang des Dialoges. Sie können nicht nur nach Einträge sortieren, sondern auch nach Farben.

Die nächsten Befehle sind nicht immer wählbar. Einen “Filter löschen” kann man nur, wenn in dieser Spalte aktuell etwas gefiltert ist. Dann wird mit diesem Befehl alles zurückgesetzt und in der Spalte werden wieder alle Einträge gezeigt.

Nach Farben filtern kann man nur, wenn in der Spalte Zellen mit Farben gefüllt sind. So können Sie gezielt nur die Zellen anzeigen lassen, die beispielsweise gelb gefüllt sind.

Je nach Inhalt der Spalte folgen anschließend die Befehle für Text-, Zahlen- oder Datumsfilter. Darauf gehe ich später detaillierter ein.

Im Feld “Suchen” können Sie gezielt nach Texten suchen – beispielsweise alle Nachnamen, die mit “Schmi” beginnen. Die Häkchen aktivieren und deaktivieren Sie, um die Auswahl für diese Spalte einzugrenzen.

Sobald Sie in einer Spalte etwas gewählt haben, wird statt des Filterpfeiles ein Trichter angezeigt. Gleichzeitig werden die Zeilennummer am linken Rand in blauer Schrift gezeigt.

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Sie können in der Spalte C wieder alles anzeigen lassen, wenn Sie den Filter erneut öffnen und “Filter löschen aus Region” anklicken. Oder Sie setzen das Häkchen bei “Alle anzeigen”. Wenn Sie nicht wissen, wo etwas gefiltert ist, wählen Sie “Start | Sortieren und Filtern | Löschen”. Dann werden alle gesetzten Filter gelöscht – auch, wenn in mehreren Spalten etwas gefiltert wurde.

Spalten mit Text haben einen Textfilter, in dem Sie direkt etwas eintragen können. Es werden immer Wortbestandteile gesucht – ob am Anfang, am Ende oder mittendrin, ist egal. Platzhalterzeichen wie Sternchen oder Fragezeichen müssen nicht verwendet werden.

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So findet der Suchbegriff “inger” in der Spalte E “Verkäufer” alle Namen, in denen “inger” vorkommt: gefunden wird Behringer und Gamerdinger.
Morgen geht es um Zahlen- und Datumsfilter.

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