Adobe Acrobat – Schwärzen

Gestern habe ich gezeigt, wie man einzelne Stellen schwärzen kann. Was aber, wenn ein Begriff im Dokument mehrfach vorkommt? Dann wäre es zu umständlich und auch viel zu fehleranfällig, jede Stelle von Hand zu suchen.

Im Beispiel sollen an allen Stellen im Dokument die Kundennummer, die Prozentangaben und der Ansprechpartner geschwärzt werden. Sie haben eine Kopie der Datei für sich gemacht? Fein. Dann kann es losgehen.

 

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Aktivieren Sie das Werkzeug “Schwärzen”, damit die Werkzeugleiste zur Verfügung steht. Klicken Sie in der Werkzeugleiste “Schwärzen” auf “Zum Schwärzen markieren” und wählen Sie “Text suchen”.

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Die folgende Meldung weist darauf hin, dass in einem PDF nicht alles was wie Text aussieht, auch wirklich Text ist. Der Text muss lesbar und durchsuchbar sein, was eine Grafik nicht ist. Bestätigen Sie die Meldung mit ok und beherzigen Sie sie!

Am linken Rand erscheint die Suchleiste.

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Bestimmen Sie zuerst (1), ob Sie das aktuelle Dokument oder mehrere PDFs durchsuchen wollen. Für mehrere PDFs bestimmten Sie im Auswahlfeld den Ordner, in dem die Dokumente liegen.

“Suchen nach” (2) bietet die Auswahl:

  • Einzelnes Wort bzw. einzelner Ausdruck
    Meine Kundennummer ist ein einzelnes Wort
  • Mehrere Wörter bzw. Ausdruck
    Es öffnet sich ein Dialog, in dem die einzelnen Begriffe einer nach dem anderen eingetragen werden. Sobald dieser Dialog bestätigt ist, werden die Begriffe sofort im Dokument markiert. Diesen Befehl nutzen Sie, um schnell viele Begriffe zu erfassen.
  • Muster
    Das sind zum Beispiel alle Mailanschriften, jedes Datum, alle Telefonnummern. Eine individuelle Angabe eines bestimmten Textes oder eines Datumszeitraumes ist nicht möglich.

Der erste Fall ist die Suche nach einem einzelnen Wort, der Kundennummer. Sie wird unten eingetragen. Anschließend auf “Text suchen und entfernen” (3) klicken.

Im nächsten Schritt werden alle Fundstellen im Suchfenster angezeigt.

 

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Wenn alle Fundstellen geschwärzt werden sollen, klicken Sie auf “Alle auswählen”. Ansonsten setzten Sie Fundstelle für Fundstelle ein Häkchen in der Liste darunter (2). Normalerweise werden ganze Worte geschwärzt (3). Es ist aber auch möglich, Wortteile zu schwärzen. Zum Beispiel können von den Fundstellen immer die ersten oder die letzten Zeichen unkenntlich gemacht werden. Über einen Dialog kann ausgewählt werden, wie viele Zeichen geschwärzt werden sollen. Dabei ist es möglich vom Wortanfang oder -ende her zu zählen. Immer nur die letzten vier Stellen meiner Kunden-Nummer könnte ich schwärzen mit der Einstellung: 4 Zeichen beginnend bei Ende.

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Nach allen Einstellungen, was geschwärzt werden soll, klicken Sie im Suchfenster auf “Ausgewählte Ergebnisse zum Schwärzen markieren”. Das ist nicht notwendig, wenn Sie in Schritt (2) am Beginn “Mehrere Wörter bzw. Ausdruck” gewählt haben. Dann sind Sie bereits automatisch hier gelandet:

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Zum Schluss müssen die Schwärzungsmarkierungen noch angewandt werden. Klicken Sie in der Werkzeugleiste “Schwärzungen” auf “Anwenden”. Aus den roten Markierungsrahmen werden jetzt schwarze Balken. Speichen Sie das Dokument.

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