Outlook – Vertraulichkeit (1)

Beim Versenden einer Mail können Sie in den Eigenschaften eine Vertraulichkeitsstufe einstellen. Sie erreichen den Dialog über “Nachricht / Kategorien”.

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Die voreingestellte Vertraulichkeit ist “Normal” – also keine Vertraulichkeit. Die weiteren Stufen sind

  • Persönlich
  • Privat
  • Vertraulich

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Wählen Sie eine Vertraulichkeitsstufe und schließen Sie den Dialog, er hat keine OK-Schaltfläche. Als Absender sehen Sie während des Schreibens der Mail nicht mehr, was Sie eingestellt haben. Sie müssen den Dialog wieder aufrufen, um die gewählte Vertraulichkeitsstufe zu sehen!

Beim Empfänger werden alle Stufen im Informationsbalken der Mail angezeigt.

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“Privat” gekennzeichnete Mails können vom Stellvertreter nicht im freigegebenen Postfach gelesen werden – es sei denn, der Stellvertreter hat das Recht auf Private Elemente erhalten. Allerdings sieht der Stellvertreter an der fettgedruckten 1, dass eine ungelesene Mail angekommen ist.

Glühbirne Die Vertraulichkeitsstufen “Persönlich” und “Vertraulich” haben lediglich einen informativen Charakter.
Das heißt:
es bewirkt gar nichts, wenn man sie einstellt.
Glühbirne Das Kennzeichen “Privat” wird nicht mehr berücksichtigt, wenn der Stellvertreter das freigegebenen Postfach über Outlook-Web-Access (OWA) anschaut.
Das heißt:
Ihr Stellvertreter kann Ihre privaten Mails über OWA sehen und lesen, wenn er einen Zugriff auf Ihr Postfach auch über OWA hat.
Glühbirne Das Kennzeichen “Privat” geht verloren, wenn die Mail Outlook verlässt.
Das heißt:
eine auf dem Netzlaufwerk oder im Dokument-Management-System gespeicherte Mail kann jeder lesen, auch wenn sie ursprünglich “Privat” gekennzeichnet war.
Glühbirne Vertraulichkeitsstufen werden nur von Outlook interpretiert.
Das heißt:
hat der Empfänger ein anderes Mailprogramm, bleibt von der Vertraulichkeit nichts übrig.

Sie lesen hin und wieder, dass eine der Vertraulichkeitsstufen einen Schreibschutz für die Mail bewirkt. Das war bis Outlook 2003 der Fall für die Vertraulichkeitsstufe “Persönlich” – ist aber mit Outlook 2010 entfallen, eventuell schon  mit 2007 (das weiß ich nicht mehr und ich finde keine Informationen darüber).
Morgen geht es weiter mit der Vertraulichkeit “Privat” für Kontakte und Termine.

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