Excel – Spezialfilter (1)

In der letzten Woche konnten Sie in drei Folgen über den AutoFilter lesen. Der AutoFilter hat einen Nachteil: Sie filtern immer an die gleiche Stelle. Damit greifen Sie in die Originaldaten ein und Sie können nicht so ohne weiteres einen Extrakt erstellen.

Dieses Manko umgeht der Spezialfilter. Er wird aufgerufen über “Daten | Sortieren und Filtern | Erweitert”.

Sie brauchen:

  1. Den Listenbereich: Eine Liste mit Überschriften, die gefiltert werden soll
  2. Den Kriterienbereich: Ein separater Bereich mit den gleichen Überschriften und den Filterkriterien
  3. Eventuell einen Bereich, in den die Ergebnisse übergeben werden.

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Kopieren Sie die Überschriften aus dem Listenbereich (1) in den Kriterienbereich (2). In der Zeile darunter sehen Sie bei  mir schon das erste Filterkriterium unter “Stadt”. Tragen Sie kein Kriterium ein, erhalten Sie die komplette Liste zurück.

Stellen Sie die aktive Zelle in den Listenbereich (1). Wählen Sie dann “Datei | Sortieren und Filtern | Erweitert”.

  1. Tragen Sie den Listenbereich ein, er umfasst die Überschrift und die gesamte Liste.
    Bei mir von A1 bis H1001.
  2. Markieren Sie den Kriterienbereich – das ist die Überschrift und die leere Zeile darunter.
    Bei mir ist das J1 bis Q2.
  3. Wenn Sie im oberen Bereich aktiviert haben “An eine andere Stelle kopieren”, müssen Sie noch angeben, wohin die Ergebnisse kopiert wird. Hier geben Sie nur den Beginn an – die erste Zelle reicht. Bei mir würde also bereits J7 ausreichen.

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Bestätigen Sie alles mit OK. Wenn Sie oben aktivieren “Liste an gleicher Stelle filtern”, werden im Listenbereich (1) die Ergebnisse gefiltert. Die nicht zutreffenden Zeilen werden ausgeblendet. Aber es werden keine Filterpfeile im Überschriftsbereich eingeblendet. Das ist eher verwirrend für andere User. Ich rate daher dazu, an eine andere Stelle zu kopieren.

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Achtung!

Wenn Sie einmal die Liste an gleicher Stelle gefiltert haben, lassen sich die ausgeblendeten Zeilen nur mit “Daten | Sortieren und Filtern | Löschen” wieder einblenden!

Die Zeilen können nicht mit dem Befehl “Einblenden” wieder angezeigt werden.

Die Eintragungen im Dialog bleiben erhalten, auch wenn Sie den Dialog später wieder aufrufen. Nur die Option “An eine andere Stelle kopieren” müssen Sie jedes Mal wieder aufs Neue aktivieren!
Um alle Einträge zu filtern, die als Stadt “Bremen” und als Produktgruppe “Laptop” filtern wollen, tragen Sie im Kriterienbereich die Stadt und die Produktgruppe ein. Dann starten Sie den Spezialfilter und lassen an eine andere Stelle filtern.

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Rot umrandet sehen Sie oben meinen Kriterienbereich, darunter den Bereich, in den die Ergebnisse gefiltert werden.

Wenn Sie Stadt oder Produktgruppe ändern, müssen Sie den Spezialfilter jedesmal neu starten.
Sie können auch nach zwei Städten filtern, dann müssen Sie den Kriterienbereich um eine Eingabezeile erweitern. Unten sehen Sie, dass ich in der Spalte J zwei Städte stehen habe: in J2 steht Bremen, in J3 München. Für beide Städte soll nur die Produktgruppe Laptop berücksichtigt werden. Mein Kriterienbereich reicht jetzt von J1 bis Q3. Ausgegeben werden jetzt alle Datensätze, die entweder Bremen oder München beinhalten und zur Produktgruppe Laptop gehören.

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Morgen zeige ich Ihnen, wie Sie den Spezialfilter auch auf ein anderes Blatt ausgeben können. Damit können Sie zum Beispiel eine von Dubletten bereinigte Liste erstellen, ohne die Originaldaten zu zerstören.

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