Word–Randnummern mit Querverweisen

Zu Randnummern habe ich im Lexikon schon einmal ausführlich geschrieben. Das Feld LISTNUM, das ich dort verwendet habe, hat den Vorteil, dass man darauf auch Querverweise setzen kann. Eine Alternative dazu ist die Verwendung einer Beschriftung. Sie kennen das sicherlich für Abbildungen oder Tabellen:

  • Verweise | Beschriftung einfügen
  • Abbildung oder Tabelle oder Formel aussuchen
  • Eventuell mit “Nummerierung” die Kapitelnummer einbeziehen

Das lässt sich auch für Randnummern verwenden. Dazu brauchen Sie zuerst eine neue Beschriftungskategorie:14.05.2016_0000

  • Erstellen Sie einen leeren Absatz
  • Wählen Sie “Verweise | Beschriftung einfügen”
  • Klicken Sie auf “Neue Bezeichnung” und geben Sie “Randnummer” ein –  mit OK bestätigen
  • Aktivieren Sie “Bezeichnung nicht in der Beschriftung verwenden”
  • Klicken Sie auf OK

Es wird eine “1” eingefügt.

Stellen Sie den Cursor in den Absatz mit der “1” und legen Sie eine neue Formatvorlage an. Klicken Sie im Register “Start” auf den Auswahlpfeil neben dem Formatvorlagenkatalog und wählen Sie “Formatvorlage erstellen”. Vergeben Sie den Namen “Randnummer”, stellen Sie als Formatvorlagentyp “Absatz” ein. Klicken Sie im Dialog unten auf “Format” und dann auf “Positionsrahmen”.

Meine Positionsnummern stehen immer im Außenrand – also rechts bei normalem Druck und im Wechsel rechts/links bei Duplexdruck.

14.05.2016_0001

  1. Der Textumbruch ist “Umgebend”
  2. Die Größe kann 0,5 cm für die Breite und Höhe sein – das reicht für einstellige Ziffern. Bei Ziffern im Zehner- oder Hundertbereich müssen Sie 0,7 oder 1 cm Breite verwenden.
  3. Die horizontale Position ist Außen | Relativ zu: Seite | Abstand vom Text: 1 cm
    Die vertikale Position ist 0,0 cm | Relativ zu: Absatz | Abstand vom Text: 0 cm

Bestätigen Sie mit OK den Positionsrahmen. Sie können auch die Schriftart und -größe noch ändern. Beschriftungen sind üblicherweise kursiv, für Randnummern ist das nicht üblich. Ich habe gewählt Arial 11 pt, nicht kursiv.

Unten sehen Sie vor dem Absatz den Anker als Signal, dass die Grafik an diesen Absatz gebunden ist.

14.05.2016_0002

Damit ich nicht bei jeder Randnummer diesen ganzen Weg gehen muss, lege ich mir einen Schnellbaustein an. Markieren Sie den Positionsrahmen und wählen Sie “Einfügen | Schnellbausteine | Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern”. Vergeben Sie einen Namen (Randnummer ist sehr sinnvoll) und bestätigen Sie mit OK. Wenn mehrere Bearbeiter diesen Baustein nutzen sollen, ist es nicht gut, den vorgeschlagenen Speicherort “Buildingblocks.dotx” zu verwenden. Diese Datei ist benutzerbezogen und die Bausteine stehen anderen nicht zur Verfügung. Sie können beim Anlegen des Bausteins unter “Speichern in” eine andere Vorlage wählen. Voraussetzung ist, dass Sie auf diese Vorlage ein Schreibrecht haben.

Jedes Mal, wenn ich jetzt eine neue Randnummer benötige, stelle ich mich in den Absatz (er muss nicht markiert werden und man muss auch nicht exakt am Anfang des Absatzes stehen) und wähle “Einfügen | Schnellbausteine | Randnummer”.

14.05.2016_0003

Auf diese Randnummern kann ich mit Querverweisen hinweisen. Im Querverweis werden alle Beschriftungen separat aufgeführt.

Für die Interessierten: Beschriftungen werden mit SEQ-Feldern erstellt. Sie sehen das, wenn Sie im Dokument ALT+F9 drücken, um die Feldfunktionen einzuschalten (mit ALT+F9 gehen die auch wieder aus). Die Beschriftung sieht so aus: {SEQ Randnummer \* ARABIC}. SEQ ist ein Nummerierungsfeld – mehr dazu lesen Sie im Lexikon – hier mit arabischen Ziffern. Aber nicht auf jedes SEQ-Feld kann mit Querverweisen hingewiesen werden! Das geht nur mit SEQ-Feldern, die als Beschriftungen angelegt wurden.

Anmerkungen

  • Achten Sie darauf, dass Sie beim Beenden von Word den Baustein speichern! Sie werden darauf hingewiesen, dass Sie Bausteine angelegt haben.
  • Beschriftungen (wie unsere “Randnummer”) werden in der  Normal.dotm des Benutzers angelegt. Sie sind nicht im Dokument verankert! Der nächste Bearbeiter sieht zwar die Randnummern-Beschriftung, kann aber keine neuen Randnummern erstellen. Wenn mehrere Autoren am Dokument arbeiten, muss sich jeder einmal die Beschriftung “Randnummer” anlegen.

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