Word – Seriendruck Verzeichnis (2)

Ein Verzeichnis kann keine Überschriften bekommen. Wenn Sie Texte über oder unter die Seriendruck-Felder setzen, werden diese Texte für jeden Datensatz wiederholt.

Unten sehen Sie das Seriendruck-Hauptdokument mit dem daraus resultierenden Verzeichnis:

15.09.2013_ 0000

Der Titel über der Teilnehmerliste darf natürlich nur einmal erscheinen! Sie müssen es irgendwie schaffen, den Titel unabhängig von der Liste zu erstellen oder ihn direkt an den ersten Datensatz zu koppeln.

Mit den beiden Feldern IF und MERGESEQ können Sie abfragen, ob der erste Datensatz vorliegt. Nur dann soll die Überschrift über die Liste geschrieben werden.

  • Starten Sie den Seriendruck mit “Sendungen / Seriendruck starten / Verweise”
  • Verbinden Sie die Adressdatei mit dem Serienbrief
  • Stellen Sie den Cursor in die erste Zeile und drücken Sie STRG+F9, um ein leeres Feld einzufügen

Sie sehen jetzt zwei leere geschweifte Klammern, der Cursor steht in der Mitte.

15.09.2013_ 0001 Tippen Sie zwischen die Klammern

if



15.09.2013_ 0002 Drücken Sie nach “if” erneut STRG+F9, um das zweite leere Feld zu erhalten. Sie sehen wieder zwei leere Klammern und der Cursor steht dazwischen.

15.09.2013_ 0003 Tippen Sie zwischen die Klammern

mergeseq

15.09.2013_ 0004 Bewegen Sie den Cursor nach rechts, so dass Sie zwischen den beiden schließenden Klammern stehen und tippen Sie

= “1”

Die Anführungszeichen um die Ziffer müssen sein!

Der Cursor muss jetzt rechts von dem letzten Anführungszeichen stehen. Tippen Sie einen Leerschritt und dann wieder ein Anführungszeichen. Jetzt folgt der Text für den Titel.

15.09.2013_ 0005 Tippen Sie den Text und drücken Sie (noch innerhalb der geschweiften Klammer) die Enter-Taste für den Umbruch.

15.09.2013_ 0008 Der Absatzumbruch muss Bestandteil des Feldes sein und sich innerhalb der Klammern befinden!
Tippen Sie den restlichen Text und schließen Sie mit Anführungszeichen ab.

Achtung! Wer später Rahmenlinien braucht, muss  hier eine weiche Zeilenschaltung machen!



15.09.2013_ 0009 Für eine Nummerierung der Teilnehmer verwenden Sie das Feld Autonum. Fügen Sie entweder mit STRG+F9 ein leeres Feld ein und tippen

Autonum

Oder wählen Sie “Einfügen / Schnellbausteine / Feld: Autonum”.

Fügen Sie die Felder für Vor- und Nachname ein, trennen Sie sie mit einem Tabulator. Für die Tabulatoren, die Nummer und Vorname sowie Vorname und Nachname trennen, müssen Sie unbedingt den Absatz “Teilnehmerliste” mitmarkieren!

15.09.2013_ 0010

Der erste Tabulator steht bei 1 cm, der zweite bei 6 cm. Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass es jetzt scheinbar nicht passt – der Vorname wird später bei 1 cm beginnen und der Nachname bei 6 cm. Das sieht jetzt sonderbar aus, weil das Feld “Autonum” mehr Platz als die Ziffern 1 bis 99 einnimmt.

Tragen Sie keinesfalls weitere Zeilen ein!
Es darf auch keine zusätzliche Absatzmarke nach “Mergefield Name” mehr stehen.

Beenden Sie den Seriendruck mit “Sendungen / Fertig stellen und zusammenführen / Einzelne Dokumente bearbeiten”. Der Dialog wird mit “Alle” bestätigt.

15.09.2013_ 0011

Die Formatierung des Titels ist leider etwas beschränkt.Sobald Sie Formate auf den gesamten Absatz der Überschriften anwenden, wird die ganze Liste so formatiert! Sie können Zeichenformate zuweisen, solange Sie die Absatzmarke hinter “Teilnehmerliste” nicht mit formatieren.

Morgen lernen Sie einen Trick kennen, wie man die Überschrift separat formatieren kann.

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