Excel – SVERWEIS Schritt für Schritt

Für neue Mitarbeiter entwickelt die Personalabteilung einen Meldebogen, in den nur die Personalnummer eingetragen werden soll. Die restlichen Daten “holt” sich Excel aus der Tabelle “Personaldaten”.

So sieht der Meldebogen aus:

06.10.2013_ 0001

In Zelle B3 wird die Personal-Nummer eingetragen – die gelb unterlegten Zellen sollen automatisch gefüllt werden.

Die Tabelle “Personaldaten” befindet sich zwar in der gleichen Arbeitsmappe, aber auf einem separaten Tabellenblatt und ist so aufgebaut:

06.10.2013_ 0002

Besonderheit: die Personaldaten sind als formatierte Tabelle angelegt und die Tabelle hat den Namen bekommen “Stammdaten”. Wenn Sie noch nie mit Namen und formatierten Tabellen gearbeitet haben, finden Sie hier eine Einführung: Bezug mit Namen und formatierten Tabellen

Wie muss der SVERWEIS jeweils aufgebaut werden?

Ermitteln Sie immer zuerst die vier notwendigen Grunddaten für den SVERWEIS und gehen Sie so vor:

  • Wo steht mein Suchkriterium?
    • In B3
    • Es ist für alle weiteren Ausgaben das gleiche Suchkriterium – muss also absolut gesetzt werden ($B$3).
  • Wo ist meine Matrix (meine Referenztabelle)?
    • Auf einem anderen Blatt, in einer formatierten Tabelle
    • Die Tabelle heißt “Stammdaten”
    • Sie ist für alle weiteren Ausgaben identisch
  • Welche Spalten benötige ich aus der Matrix (der Referenztabelle)?
    • Name aus Spalte 2
    • Vorname aus Spalte 3
    • Abteilung aus Spalte 3
    • Team aus Spalte 4
    • Eintrittsdatum aus Spalte 7
  • Wenn eine nicht vorhandene Personalnummer eingegeben wird, soll dann der nächst niedrigere Wert verwendet werden?
    • Nein
    • Darum: Das Argument FALSCH muss hinzugefügt werden

Zusammengefasst für den Namen:
stick_figure_drawing_four_check_marks_nonlooping_300_clr_6582

Suchkriterium $B$3

Referenztabelle Stammdaten

Spaltenzahl 2

Argument FALSCH

Und daraus ergibt sich für den SVERWEIS in Zelle B5 für “Name”:
=SVERWEIS($B$3;Stammdaten;2;FALSCH)

Diese Formel kopiere ich in alle anderen Zellen und passe nur jeweils die Spaltenzahl an. Das Suchkriterium ist unveränderlich, wird also immer aus Zelle $B$3 gezogen – die Matrix (Referenztabelle) bleibt gleich und kann mit ihrem festen Namen wunderbar angesprochen werden. Und so sehen die Formeln dann aus, wenn alles ausgefüllt ist:

06.10.2013_ 0004

In Zelle B9 muss schlussendlich ein Datum ausgegeben werden – Sie müssen diese Zelle nach dem Kopieren der Formel noch als Datum formatieren, sonst erhalten Sie das Datum als fortlaufende Zahl.

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