Word – IF für Anreden im Seriendruck

Besonders häufig wird WENN-Dann im Seriendruck verwendet. In der Adresstabelle gibt es eine Spalte mit dem Geschlecht: m für Männlich, w für Weiblich. Daraus soll in der Anschrift ein “Herrn” oder “Frau” werden.
Umgangssprachlich formuliert lautet die Bedingung also:

  • wenn in der Spalte “Geschlecht” ein “m” steht, dann schreibe “Herrn”
  • ansonsten schreibe “Frau”

Der Seriendruck hat einen Assistenten für WENN-DANN. In einem Seriendruckdokument wählen Sie “Sendungen / Regeln / Wenn-Dann-Sonst”.

15.10.2013_ 0000

  • Feldname: Geschlecht
  • Vergleich: Gleich
  • Vergleichen mit: m
  • Dann diesen Text einfügen: Herrn
  • Sonst diesen Text einfügen: Frau

Bestätigen Sie alles mit OK. Im Serienbrief wird das Feld direkt mit dem Inhalt des Datensatzes gefüllt, der in “Vorschau Ergebnisse” aktuell angezeigt wird.

Leider können Sie das Feld nicht mehr über den Dialog bearbeiten. Falls Sie einen Tippfehler feststellen, müssen Sie das Feld in der Ansicht “Feldfunktionen” bearbeiten.

Markieren Sie das gesamte Feld (also beispielsweise “Frau” oder “Herrn”) und klicken Sie es mit rechter Maustaste an. Wählen Sie “Feldfunktionen ein/aus”.

15.10.2013_ 0001

Das Feld wird jetzt so angezeigt:

15.10.2013_ 0003

Es kann sein, dass Sie anstelle von {MERGEFIELD Geschlecht} ein “w” oder “m” sehen – dann haben Sie vorher nicht das gesamte Feld markiert! Klicken Sie nochmal mit rechts, wählen Sie wieder “Feldfunktionen ein/aus”, markieren dann das Feld und lassen wieder die Feldfunktion anzeigen.

Änderungen machen Sie innerhalb des Feldes.

{IF {MERGEFIELD Geschlecht} = “m” “Herrn” “Frau”}

{MERGEFIELD Geschlecht} = Wenn das Feld “Geschlecht” gleich ist
“m” dem Eintrag “m”
“Herrn” dann schreibe “Herrn”
“Frau” sonst schreibe “Frau”

Die Bestandteile sind nur durch Leerschritte getrennt.

Nach einer Änderung markieren Sie den gesamten Ausdruck, klicken alles mit der rechten Maustaste an und wählen “Feld aktualisieren”. Sie können auch nach dem Markieren F9 drücken.

Morgen lesen Sie, wie mehr als zwei Bedingungen verarbeiten. Als Beispiel dienen Anreden – Sehr geehrte Damen und Herren, Sehr geehrte Frau, Sehr geehrter Herr

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