Word – IF für drei Anreden im Seriendruck

Gestern haben wir zwei Anreden unterschieden: Herrn oder Frau. Es kommt aber oft vor, dass Sie drei Anreden haben:

  • neutral: Sehr geehrte Damen und Herren
  • weiblich: Sehr geehrte Frau
  • männlich: Sehr geehrter Herr

In einer Adresstabelle habe ich eine Spalte “Geschlecht” mit “m” für männlich, “w” für weiblich und leer für die neutrale Anrede.

Das Regel-Feld “Wenn-Dann-Sonst” unterscheidet aber nur zwei Einträge. Was tue ich mit Nummer drei?
Das Geheimnis sind drei direkt nacheinander geschriebene Wenn-Dann-Sonst-Felder, von denen keines einen Eintrag in “Sonst” hat.

Beginnen wir mit der neutralen Anrede: Wenn die Spalte “Geschlecht” leer ist, dann schreibe “Sehr geehrte Damen und Herren”. Im Brief ist bereits vorgegeben “Sehr geehrte”. Ergänzt werden muss also “ Damen und Herren”.

Der Cursor steht ohne Leerschritt hinter “Sehr geehrte”. Wählen Sie “Sendungen / Regeln / WENN-DANN-SONST”.

15.10.2013_ 0004

  • Feldname: Geschlecht
  • Vergleich: Ist leer
  • Vergleichen mit: hier steht nichts, das Feld wird leergelassen
  • Dann diesen Text einfügen: Leerschritt, danach “Damen und Herren” (ohne Anführungszeichen)
  • Sonst diesen Text einfügen: hier steht nichts, das Feld wird leergelassen

Bestätigen Sie mit OK und bewegen Sie den Cursor nicht. Rufen Sie das nächste Wenn-Dann-Feld auf.

  • Feldname: Geschlecht
  • Vergleich: Gleich
  • Vergleichen mit: w
  • Dann diesen Text einfügen: Leerschritt, danach “Frau” (ohne Anführungszeichen) plus Leerschritt.
    Anschließend mit STRG+F9 ein leeres Feld erzeugen und {mergefield name} eintragen
  • Sonst diesen Text einfügen: hier steht nichts, das Feld wird leergelassen

15.10.2013_ 0005

Wieder mit OK bestätigen, den Cursor an der Position lassen und das nächste WENN-DANN-SONST-Feld aufrufen.

  • Feldname: Geschlecht
  • Vergleich: Gleich
  • Vergleichen mit: m
  • Dann diesen Text einfügen: “r Herr” (ohne Anführungszeichen) plus Leerschritt.
    Anschließend mit STRG+F9 ein leeres Feld erzeugen und {mergefield name} eintragen
  • Sonst diesen Text einfügen: hier steht nichts, das Feld wird leergelassen

Mit OK bestätigen und ein Komma eintippen.

Zur Kontrolle drücken Sie ALT+F9, um die Felder alle zu sehen. Es muss so aussehen:

15.10.2013_ 0006

    Mit ALT+F9 schalten Sie die Anzeige der Felder wieder um.

    Hier sehen Sie die drei Bedingungen farblich unterschieden:

    15.10.2013_ 0007

    Sie können die Kette auch weiterführen und fünf, sechs oder mehr Bedingungen aneinander hängen.

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