Word – Querverweise besser finden

In langen Dokumenten mit vielen Querverweisen die einzelnen Verweisstellen zu kontrollieren, artet schnell in ein Geduldsspiel aus.

Zuerst: Sie müssen die Querverweise nicht einzeln aktualisieren! Markieren Sie mit STRG+A das gesamte Dokument und drücken dann einmal F9 – das aktualisiert alle Felder inklusive Inhaltsverzeichnis.

Das nächste ist die Hervorhebung der Felder, die Sie mit “Datei / Optionen / Erweitert / Dokumentinhalt anzeigen / Feldschattierung” steuern. Standardmäßig ist eingestellt “Wenn ausgewählt”. Sie müssen ein Feld also anklicken, um es grau hinterlegt zu sehen. Besser ist die Einstellung “Immer”, dann werden alle Felder grundsätzlich grau unterlegt. Keine Sorge, im Ausdruck ist das nicht zu erkennen.

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Oben sehen Sie die Querverweise mit grauer Unterlegung. Dabei ist auch gut zu erkennen, dass die Absatznummer und Absatztext aus zwei Querverweisen besteht. Der trennende Leerschritt, der nicht grau unterlegt ist, verrät das.

Als drittes gibt es noch den Tastenkürzel F11, der in einem Dokument von einem Feld zum nächsten springt. Querverweise sind Felder und werden somit mit F11 vorwärts bzw. mit SHIFT+F11 rückwärts durchsprungen. Allerdings nimmt Word unterwegs auch alle anderen Felder mit wie Inhaltsverzeichnisse oder Datumsfelder. Nicht angesprungen werden Indexfelder (XE) und die Felder in den Kopf- oder Fußzeilen.
Suchen und markieren können Sie die Querverweise nur, wenn Sie mit ALT+F9 die Anzeige der Feldfunktionen eingeschaltet haben.

 



Achtung!

ALT+F9 ist eine Wordeinstellung, die nicht nur für das aktuelle Dokument gilt. Wenn Sie sie aktivieren, wird ab jetzt jedes Dokument mit Feldfunktionen anstelle von Feldinhalten gezeigt. Schalten Sie also nach der Suche mit ALT+F9 wieder zurück auf die Anzeige der Inhalte.

Mit sichtbaren Feldfunktionen können Sie im Navigationsbereich nach “ref” suchen (ohne Anführungszeichen). Alle Querverweisstellen werden gelb markiert und auf dem Register “Ergebnisse der aktuellen Suche” einzeln aufgeführt.

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Da man mit der Angabe “Ref365377784” nichts anfangen kann, schalten Sie jetzt mit ALT+F9 wieder die Anzeige der Feldinhalte ein. Die Anzeige im Navigationsbereich bleibt solange, wie Sie nichts an der Suche ändern! Unten sehen Sie die gleiche Suche im gleichen Dokument, aber nach dem Ausschalten der Feldfunktion:

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Sie können im Navigationsbereich bequem zu den einzelnen Stellen springen.

Einfacher ist die Suche nach den gefürchteten Fehlermeldungen “Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden” oder “Fehler! Textmarke konnte nicht gefunden werden.”. Es ist nicht notwendig, die Anzeige der Feldfunktionen einzuschalten. Suchen Sie im Navigationsbereich einfach nach “Fehler!” (ohne Anführungszeichen).

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