Excel–Nur Minusbeträge anzeigen

Aus einer sehr langen Liste mit Rechnungen sollen nur die Gutschriften dargestellt werden – also die Rechnungen mit einem Gesamt-Minusbetrag. Die Rohdaten sehen so aus (in abgespeckter Version, in der Realität ist die Liste viiiiiiel breiter!):

06.04.2016_0000

Die Rohdaten sind in einer formatierten Tabelle organisiert, die “Quartal1” heißt.

Die Pivot-Tabelle zeigt als Spaltenbeschriftung das Datum, gruppiert zu Monaten und als Zeilenbeschriftung zuerst das Land des Versands und dann die Rechnungsnummer. Als Wertefeld wird der Betrag verwendet und es sollen nur die negativen Beträge gezeigt werden. Zwischensummen und Gesamtsummen sind nicht erwünscht.

06.04.2016_0001

Zuerst wird die Pivot erstellt:

  • Einfügen | PivotTable
  • den Bereich “Quartal1” und die Ausgabe auf ein neues Blatt bestätigen
  • Ziehen Sie “Land Versand” in die Zeilenbeschriftung und darunter “Rechnung”
  • Ziehen Sie “Datum” in die Spaltenbeschriftung – je nach Excel-Version wird direkt nach Monaten gruppiert oder auch nicht. Wenn nicht, klicken Sie die rechte Maustaste in die Beschriftung in der Pivot-Tabelle und wählen “Gliederung”. Markieren Sie “Monate” und bestätigen Sie mit OK.
  • Ziehen Sie “Betrag” in das Wertefeld

Die erste Fassung sieht jetzt so aus:

06.04.2016_0002

Um nur die negativen Werte zu sehen, müssen Sie den richtigen Wertefilter setzen.

  • Klappen Sie bei “Zeilenbeschriftungen” den Auswahlpfeil auf (1):

    06.04.2016_0003

  • Klappen Sie anschließend den Auswahlpfeil bei “Feld auswählen” auf (2)
  • Wählen Sie dort “Rechnung”
  • Klicken Sie dann auf “Wertefilter”
  • Wählen Sie “Kleiner als”
  • Tragen Sie ein “Summe von Betrag ist kleiner als: 0” (Null)
  • Bestätigen Sie mit OK

Jetzt werde nur noch Rechnungen angezeigt, die negative Beträge aufweisen. Der Rest ist Feintuning. Klicken Sie auf “PivotTable-Tools | Entwurf” und wählen dort “Teilergebnisse”. Wählen Sie “Teilergebnisse nicht anzeigen”. Klicken Sie dann auf “Gesamtergebnisse” und wählen Sie “Für Zeilen und Spalten deaktiviert”. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Zelle des Wertebereiches und wählen Sie “Zahlenformat”. Verwenden Sie “Währung”.

Wenn Sie es selber probieren wollen, gibt es die Tabelle hier zum Download.

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