Excel – Szenario-Manager

Bei einer Seminarplanung liefern mehrere Trainer ihre Ideen für die Zeitplanung.  Es gibt eine vorläufige Planung, in der jedes Modul mit 3 Stunden eingetragen ist. Mehrere Trainer tragen jetzt ihre Zeiten ein, so dass jeweils eine andere Gesamtsumme gebildet wird. Für die erste Planung ist es nicht wichtig, wie die Trainer die Module planen – sind nur die Gesamtsummen in Spalte E ist wichtig.

 

20.03.2016_ 0003

 

Ich möchte zum Schluss für alle Trainer eine Gesamtübersicht haben, in der die Zeitplanungen aller Trainer gezeigt werden. Excel soll für jeden Trainer die Summe errechnen. So sieht das Ganze dann aus:

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Erstellt wird der Bericht automatisch mit Hilfe des Szenario-Managers. Die Trainer tragen die Werte direkt in den Szenario-Manager ein. Ich erstelle zuerst einen Planungsentwurf mit meiner Vorgabe von jeweils 3 Stunden pro Modul. Die Starttabelle sieht aus wie oben: 3 Stunden pro Modul, in Zeile 4 und in Spalte E werden die Summen gebildet; die Zellen in B2 bis D3 sind benannt als W_1, W_2, W_3 für die Word-Module und X_1, X_1, X_3 für die Excel-Module.

  • Daten | Was-wäre-wenn-Analyse | Szenario-Manager
  • “Hinzufügen” und einen Namen vergeben (mein erstes Szenario heißt “Planung”)
  • Veränderbare Zellen: B2:D3
  • Eventuell im Notizenfeld noch Kommentare hinterlegen
  • Mit OK bestätigen
  • Die Szenariowerte aus der Tabelle belassen (also überall 3)20.03.2016_ 0004
  • Mit OK bestätigen

 

Anschließend kann jeder Trainer über den Szenario-Manager seine Werte eintragen. Jeder vergibt einen Namen für das Szenario, trägt seinen Namen als Autor ein und verändert die Zahlen für die Module. Zum Schluss zeigt der Szenario-Manager mehrere Namen:

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Die Werte der einzelnen Trainer werden mit Doppelklick bzw. “Anzeigen” im Tabellenblatt direkt eingetragen. Den zusammenfassenden  Bericht erhalten  Sie mit “Zusammenfassung”:

  • Wählen Sie “Szenariobericht”
  • Die Ergebniszellen sind die Summenzellen E2:E420.03.2016_ 0006
  • Mit OK bestätigen

Der Bericht auf einem eigenen Tabellenblatt angelegt und sieht erst einmal so aus:

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Um nicht alle Details anzuzeigen, klicken Sie auf die Gliederungssymbole am linken Rand. Die Plus- und Minuszeichen blenden ein bzw. aus. Ich möchte unter den Namen sehen, wann die Einträge gemacht wurden, mit dem ersten Pluszeichen lasse ich diese Information einblenden. Hingegen interessieren mich die Details W_1 bis E_3 momentan nicht, sie werden ausgeblendet.

 

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Der Szenario-Manager wird mit der Datei gespeichert und kann jederzeit aufgerufen werden.

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