Outlook – Standardformat

In Outlook gibt es mehrere Stellen, an denen Sie die Standardschrift für Mails einstellen:

  1. Standardschrift, -größe und -farbe für neue Mails, Antworten und Weiterleitungen in “Briefpapier”
  2. Absatzausrichtung, -abstände und Sprache für Mails in den Formatvorlagen

Die Formate für Signaturen werden separat in der Signatur gespeichert.

Um für alle neuen Mails, für Antworten und Weiterleitungen die Schrift einzustellen gehen Sie so vor:

  • Datei | Optionen | E-Mail
  • Briefpapier und Schriftarten
  • Wählen Sie “Zum Verfassen einer Nachricht” und stellen Sie die Schriftart für neue Mails ein
  • Wählen Sie “Zum Antworten oder Weiterleiten einer Nachricht” und stellen Sie die Schriftart und -farbe für Antworten und Weiterleitungen ein

Hier können Sie Schriftart, -größe und -farbe einstellen. Absatzformate lassen sich so nicht hinterlegen.

Um die Standardeinstellungen für Absatzformate in Mails einzustellen, müssen Sie die Formatvorlage “Standard” ändern.

  • Erstellen Sie eine neue Mail und stellen Sie den Cursor in den Textteil
  • Klicken Sie auf das Register “Text formatieren”
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf “Standard” im Fenster “Formatvorlagen”, wählen Sie “Ändern”
  • Aktivieren Sie unten die Option “Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente”
  • Klicken Sie auf “Format | Absatz” und stellen Sie alle Absatzformate ein
  • Bestätigen Sie alles mit OK

Achtung! Diese Einstellung wirkt sich in der geöffneten Mail erst einmal auch auf die Signatur aus, falls eine in der Mail sichtbar war. Bei den nächsten neuen Mails ist das aber nicht mehr der Fall.

Formatvorlagen wie die “Standard” werden in der Vorlage “NormalEMail.dotm” gespeichert. Sie liegt im gleichen Vorlagenordner, in dem auch Ihre Normal.dotm für Worddokumente gespeichert ist. Das bedeutet in einer Firmenumgebung, dass Sie unbedingt Schreibrecht auf diese Datei bzw. den ganzen Ordner benötigen! Wenn Sie Ihre Änderungen an den Formatvorlagen nicht speichern können, liegt es in der Regel daran, dass Sie kein Schreibrecht haben.

Die Schriftart aus “Briefpapier” und der Formatvorlage “Standard” muss identisch sein. Die Formatierung für die erste Absatzmarke oberhalb der Signatur in einer neuen Mail wird aus “Briefpapier” genommen; die weiteren Schriften kommen dann aus der Formatvorlage “Standard”. Sind die beiden Schriftarten nicht identisch, haben Sie zwei Schriftarten in der Mail.

Schriften für Signaturen stellen Sie unter “Datei | Optionen | E-Mail | Signaturen” händisch ein. Markieren Sie die Signatur, wählen Sie die Schriftart, -größe und -farbe.

Morgen geht es weiter mit Einstellungen für Hyperlinks in Mails: sie sollen weder blau noch unterstrichen sein.

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