Word – Seriendruck mit Textfeldern

07.01.2016_ 0000In einem Serienbrief soll ein Textfeld aus einer Excel-Tabelle ausgelesen werden. Teilweise sind die Einträge recht lang mit mehr als 700 Zeichen. Nach dem Verbinden stellt man fest, dass die Texte bei 255 Zeichen gekappt werden; aber das passiert nicht immer. Je nach Datenquelle erhält man manchmal alle Zeichen – und manchmal eben nicht.

Szenario 1: In einer Excel-Tabelle stehen in der Spalte A unter der Überschrift “Text” verschieden lange Texte – die Zeichenzahl steht in Spalte C. Die Einträge 1 bis 20 haben eine Länge von 26 Zeichen, die Einträge danach 392 bzw. 784 Zeichen.

In einem Word-Serienbrief werden die Felder “Text” und “Länge” übernommen.

 

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Die ersten 20 Texte werden komplett übergeben, die Felder mit 392 und 784 Zeichen werden gekappt auf 255 Zeichen.

 

 

 

Szenario 2: Die gleiche Excel-Tabelle, aber umgekehrt sortiert. Jetzt stehen die Texte mit 784 Zeichen oben, gefolgt von 392 und 26 Zeichen. Und nun:

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Des Rätsels Lösung

Word untersucht die Spalten in Excel auf ihren Inhalt, berücksichtigt dabei aber nur die ersten 8 Datensätze von oben her gesehen. Findet sich in den ersten acht kein Text länger als 255 Zeichen, verwendet Word für den Import das Merkmal “Text”. Damit gilt eine Obergrenze von 255 Zeichen.

Findet sich aber in den ersten  Datensätzen ein längerer Text, verwendet Word das Merkmal “Memo” und das beinhaltet mehr als 255 Zeichen. In einigen Artikel wird von 65.356 Zeichen gesprochen, ausprobiert habe ich das nicht.

Soll also langer Text in einem Serienbrief ankommen, sortieren Sie ín Excel die längsten Einträge nach oben. Dann klappt es.

3 Kommentare

  1. Super!
    Danke für die Lösung ich bin mit Office 2016 auch verzweifelt und war mir auch sicher das dies schon mal geklappt hat mit mehr als 255 Zeichen. Jetzt weiss ich warum!
    Habe dann mit DDE rumexperimentiert was aber nicht klappt
    .

  2. Gern geschehen! Es hat mich Nerven gekostet, das herauszufinden. Wir haben ziemlich lange getüftelt und dann hat mich ein Anwender auf die Spur gebracht. Alleine würde ich heute noch grübeln 🙂

  3. Hallo Pia,

    ja, des Rätsels Lösung…herzlichen Dank.
    Habe lange gestöbert und in Foren gelesen. Geholfen hat nur Deine Version…….Danke

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