Seriendruck – Adressblock

Gestern haben Sie gesehen, dass internationale Adresse überall anders geschrieben werden. Der internationale Postverein hat diese länderspezifischen Vorschriften gesammelt. Wie geht am besten damit, wenn man selber Adressen aus verschiedenen Ländern in einem Seriendruck verarbeiten will?

Die beste Methode ist der ADRESSBLOCK, aber er muss in der Regel nachbearbeitet werden.
Als Basis verwende ich diese Tabelle mit Adressen aus Malta, Indien, Deutschland und anderen Ländern. Für jedes Land gibt es andere Vorschriften, wo die Postleitzahl steht und ob der Kanton oder das Bundesland eingebunden wird.

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Ausschlaggebend ist die Angaben in der Spalte “Land” – Word kommt dabei mit englischen und deutschen Bezeichnungen zurecht.

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Die Vorschrift der deutschen Post ist, dass der Landesname in Großbuchstaben unter dem Ort steht.

Ob in Deutsch oder Englisch ist dabei gleichgültig – die Post wird in Deutschland für das entsprechende Land einsortiert und deswegen wird der Landesname in Deutschland gelesen, nicht im Bestimmungsland.

Im Seriendruck verbinden Sie Ihren Brief oder die Etiketten mit der Adressdatei, dann wählen Sie für die Adressen das Gesamtfeld “Adressblock”.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie zuerst das Format für den Empfängernamen wählen. Sie können aus einer Liste mit Beispielnamen wählen, ob nur der Vorname, der gesamte Name mit Anrede oder sogar eine doppelte Anrede für Paare verwendet wird.

Wenn Ihre Adresstabelle eine Spalte “Firma” aufweist, können Sie das Feld “Firmennamen einfügen” nicht wählen – gibt es die Spalte, können Sie den Firmennamen einfügen lassen.

Darunter bestimmen Sie, dass die Postanschrift eingefügt wird. Ob das Land nie, immer oder nur dann eingefügt wird, wenn es nicht Deutschland ist, ist die nächste Auswahl.

Darunter aktivieren Sie, dass die Adresse entsprechend dem Bestimmungsland formatiert wird.

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Rechts sehen Sie die erste Adresse so, wie Sie eingefügt würde. Wählen Sie neben der Ziffer “1” mit den Pfeilspitzen die nächsten Adressen. Damit kontrollieren Sie, ob die Darstellung Ihren Wünschen entspricht.
Meistens ist das nicht der Fall, weil beispielsweise die Straße oder der akademische Titel fehlt. Das liegt an der fehlenden Zuordnung – Word kennt “Straße” nicht, sondern nur “Adresse1” und “Adresse2”.

Klicken Sie auf “Felder wählen”, um die Zuordnung zu ändern:

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Links sehen Sie die Benennungen, die Word kennt und rechts Ihre Spaltennamen. Falls die Spaltennamen mit den Erwartungen von Word übereinstimmen, werden die Felder häufig (aber nicht immer) automatisch zugeordnet. Das passt zum Beispiel für Anrede, Vorname, Ort, PLZ – aber bei mir nicht für die “Straße”. Sie muss von Hand gewählt werden.

Falle


Vorsicht!


Bei mir ist “Suffix” mit “Titel” verbunden – das ergibt ein Problem. Ein Suffix ist ein Namenszusatz, der hinter dem Namen steht – typischerweise ist das “junior/senior”.

Ich muss darum den Adressblock später umsortieren, dafür gibt es hier im Dialog keine Möglichkeiten.

Aktivieren Sie die Option “Gefundene Übereinstimmung für diesen Datenquellensatz auf diesem Computer speichern”. Damit wird die Zuordnung “Straße – Adresse1” dauerhaft auf Ihrem PC gespeichert.

Hinweis für Technikfreaks: Die Zuordnung wird in diesem RegKey gespeichert:
HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice14CommonDataServicesMMMatchedFields

Der erste Schritt ist geschafft. Morgen zeige ich Ihnen, wie Sie den Adressblock in sich noch ändern können.

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